Comprender el verdadero costo del cumplimiento e incumplimiento

El costo del cumplimiento puede ser muy alto. Lea aquí todo lo que necesita saber.

Las compañías lidian con una avalancha de nuevas reglas y requisitos de cumplimiento a una velocidad en aumento, y deben comprender los costos.

Asegurarse de que su compañía está en absoluto cumplimiento en diferentes países no es fácil pero es necesario para la operación de su negocio. Los empresarios o profesionales legales pueden incumplir las regulaciones ante las autoridades, sin darse cuenta. Ello puede generar penalidaded, inhabilitar la continuidad del negocio en un país e incluso la pérdida de licencias.

Los costos de cumplimiento para compañías

El crecimiento en el número de obligaciones de presentación de informes que deben cumplir las compañías también afecta los costos de cumplimiento, y debe identificase y administrarse a través de todas las entidades y jurisdicciones. De acuerdo al informe del Costo de Cumplimiento 2018 de Thomson Reuters, el 61% de las compañías esperan un aumento en su presupuesto de cumplimiento total en 2018. Este es un porcentaje mayor al del 53% en 2017.

Comprender y cumplir con estas nuevas obligaciones puede resultar abrumador pero necesario. La interpretación de lo que las autoridades locales quieren y cómo quieren que se presente puede costar tiempo, dinero y nuevas oportunidades de negocio a su compañía.

Confusiones sobre el cumplimiento

La confusión más grande y peligrosa respecto del cumplimiento es que es algo fácil. Muchos piensan que el cumplimiento solo se trata de completar algunos pocos formularios cada año y nada más. Sin embargo, eso no puede estar más lejos de la verdad. Las leyes de cumplimiento no solo varían en cada jurisdicción sino también que pueden cambiar rápidamente en algunas áreas.

Otra confusión es que todo puede presentarse en inglés. El 85% de los países relevados en nuestro Índice de Cumplimiento Corporativo requiere que los formularios se presenten en el idioma local. Comprender los matices locales de cumplimiento es imperativo para estar exitosamente en cumplimiento en todas las jurisdicciones donde opera su negocio.

Los costos de incumplimiento

Los errores en el cumplimiento pueden generar costos financieros a su compañía, y la responsabilidad personal es una preocupación real para los oficiales de cumplimiento que toman riesgos, dado que son responsables por el cumplimiento de la compañía. Una conducta y ética apropiadas conforman una gran parte del cumplimiento y los individuos son responsables de seguir las reglas para su negocio. En el 56% de los países relevados en nuestro Índice de Complejidad de Cumplimiento Corporativo, el incumplimiento de secretariado corporativo está sujeto a multas mayores a USD 5,000 o encarcelamiento para los oficiales por incumplimiento.

A menudo, el cumplimiento está limitado a algunos departamentos pero seguir determinadas regulaciones puede requerir información de varios departamentos. Todos deben estar al tanto de lo que significa el cumplimiento y de cómo puede afectar su rol y cómo se adecúa al escenario general. No contar con un equipo de expertos puede tener costos perjudiciales para su negocio.

Con riesgos y penalidades tan altos, es importante resumir los costos de cumplimento e incluirlos en sus presupuestos, y decidir si los manejará un socio de confianza o la propia compañía.

Otro costo del incumplimiento es el tiempo. Existen algunos países que permiten a las compañías hacer presentaciones electrónicamente. Sin embargo, en promedio, el 44% de los países requieren que los formularios se presenten personalmente. Por consiguiente, las compañías necesitan del tiempo de un experto para preparar los formularios en el idioma local, y presentar toda la documentación apropiada ante la oficina de la autoridad local.

Por último, a menudo se olvida de que el incumplimiento puede costar oportunidades de negocios a las compañías. El cumplimiento es fundamental para que las compañías participen en licitaciones, obtengan licencias específicas, presten servicios a otras compañías, o incluso se vendan a otro grupo. Sin embargo, el camino para que una subsidiaria en incumplimiento esté en cumplimiento nuevamente puede estar lleno de sorpresas poco agradables, tales como el nombramiento de directores que dejaron la compañía y nunca fueron reemplazados, o estados financieros que no se presentaron por largos periodos. Algunos asuntos pueden llevar más tiempo del esperado para ser resueltos, perdiendo los plazos de las fechas límites.

Claves para programas de cumplimiento

Las compañías multinacionales que administran muchas entidades en varios países pueden tener dificultades para establecer un programa de cumplimiento unificado que asegure que todas las entidades están en buen estado y en cumplimiento con las regulaciones locales en constante cambio.

Llevar adelante un programa de cumplimiento sólido con un equipo experto es fundamental para establecer una función sólida a lo largo de todas las jurisdicciones. Las compañías necesitan decidir qué delegar y qué procesos deben gestionarse internamente. Existen algunos costos ocultos que deben considerar los departamentos de cumplimiento:

  • Capacitación: ¿cómo se asegura de que su equipo se mantiene actualizado constantemente con las regulaciones más recientes o si debe delegar la función de cumplimiento a un socio global que invierte en sus profesionales?;
  • Tecnología: ¿qué sistemas utiliza, y dónde y cuán integrados están?
  • Honorarios de proveedor de servicios: trabajar con múltiples proveedores y firmas legales puede resultar en varias facturas pagadas por diferentes partes y, en ocasiones, incluso diferentes departamentos. Los costos pueden ser altos al calcularse todas las facturas.

El cumplimiento se está convirtiendo en algo muy importante para los negocios en todas partes, y contar con el conocimiento suficiente es la clave del éxito, además de que se debe estar preparado e informado. La dificultad de adherirse a las regulaciones corporativas en 84 jurisdicciones se midió en el Índice de Complejidad de Cumplimiento Corporativo. Este índice incluye áreas relacionadas con la administración de entidades locales, así también como el cumplimiento regulatorio, tales como la facilidad de establecer una compañía, la información que las compañías deben presentar a las autoridades locales y la dificultad relativa de cumplimiento con la legislación nacional a nivel local.

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Descargue el Índice de Complejidad de Cumplimiento Corporativo 2018.

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