El proceso de gestión de información del empleado, ¿está en cumplimiento en todas sus oficinas?

La contratación de empleados implica mucho papeleo, desde información sobre capacitaciones, habilidades y reclutamiento hasta detalles confidenciales y personales como domicilios, pagos y registros disciplinarios.

Mucha información que se almacenaba en archivos en la oficina de recursos humanos, hoy se digitaliza cada vez más. Esto trae grandes ventajas pero también genera riesgos.

Mientras crece el uso de analíticas de RR.HH. en la nube, también aumenta el riesgo de la filtración de datos. Con una gran cantidad de regulación enfocada en la gestión de datos personales, los equipos de recursos humanos deben tener un proceso claro, estricto y transparente para el almacenamiento y uso de toda la información que tengan de sus empleados.

¿Qué se considera como “información del empleado”?

Hace referencia tanto a la información de cada empleado como a la de la fuerza laboral en su totalidad. Está relacionado con toda la información que se almacena para analizar, desde el control de vacaciones, bonos, licencia por maternidad, salud y otros beneficios, hasta el desempeño, diversidad o absentismo en las oficinas.

La información puede ayudar a los administradores de RR.HH. a ganar conocimientos sobre tendencias de la fuerza laboral y también puede colaborar con la toma de decisiones al más alto nivel. Por ejemplo, si los principales tomadores de decisión tienen conocimientos sobre el desempeño de los empleados o la falta de competencias pueden modificar la estrategia de negocios en base a esa información.

Aunque esos datos se mantengan en línea, ya sea en una computadora de escritorio o en un archivo digital, existen regulaciones que determinan cómo se gestiona y almacena la información. 

Mantenerse actualizado

El mantenimiento continuo de la información de los empleados es un desafío en sí mismo.

Durante el tiempo en el que un empleado es parte de su compañía puede tomarse vacaciones, casarse, tener hijos, sufrir una enfermedad u obtener un ascenso. Cada uno de estos cambios requerirá una actualización en sus registros. El volumen de información es enorme al multiplicarlo por toda la fuerza laboral pero las consecuencias ante cualquier error son graves.

Lo que se convierte en una carga administrativa para los profesionales de RR.HH. es la magnitud que implica mantener la información del empleado, donde los puntos de presión comunes incluyen mantener registros precisos y actualizaciones oportunas para cumplir con las expectativas del empleado o de una regulación gubernamental.

El riesgo del incumplimiento local

Uno de los más recientes cambios de cumplimiento es la presentación del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR, en inglés) en Europa para la administración de los datos personales del individuo. Dichos datos personales pueden incluir la nómina de empleados o los números de personal. En teoría, las consecuencias por incumplir las regulaciones de GDPR pueden ser enormes, por lo que el cumplimiento debe chequearse cuidadosamente en cada jurisdicción.

Otro ejemplo es eSocial, el proyecto del gobierno de Brasil para unificar el envío de información del empleador y del empleado. Es una herramienta digital de contabilidad, impuestos, seguridad social y obligaciones laborales que agrupa todo en una sola plataforma. Este sistema único reemplazará la necesidad de enviar reportes por separado a Seguridad Social, al Servicio de Recaudación Interno y al Ministerio de Trabajo y Empleo de Brasil. La expectativa es que eSocial reduzca la burocracia y aumente la responsabilidad corporativa al brindar información. No obstante, este es un nuevo cambio del cual los empleadores con operaciones en Brasil deben estar al tanto o enfrentarán penalidades.

Si un profesional de RR.HH. brinda apoyo en numerosos países puede resultarle muy complejo mantenerse actualizado sobre los cambios en procedimientos y regulaciones locales. Por consiguiente, es importante trabajar con socios locales que tengan este conocimiento y suplir la falta de competencias para ayudarlo a permanecer en cumplimiento a nivel local.

Cómo podemos ayudarle

Si bien las diferencias culturales pueden encontrarse en las expectativas, una cosa es cierta dondequiera que esté: los empleados esperan un mantenimiento de información preciso dado que los errores pueden resultar muy personales.

Gestionar información de los empleados de forma eficiente y en cumplimiento puede resultar engorroso si no está actualizado respecto de las regulaciones en cada país o jurisdicción donde tiene oficinas y, particularmente, para aquellas oficinas pequeñas o remotas donde no hay presencia de un departamento local de RR.HH.

TMF Group puede ayudarlo. Nuestros servicios administrativos de RR.HH. incluyen el mantenimiento y monitoreo de información y la administración de varios aspectos que incluyen licencias, beneficios y contratos por tiempo determinado. Descargue nuestro eBook* para descubrir la importancia de la administración de RR.HH., o contacte a nuestros expertos locales. Con operaciones alrededor del mundo, TMF Group puede brindar apoyo a sus empleados mientras son parte de su compañía, desde el momento de ingreso en adelante.

*Disponible en idioma inglés