Beneficiarios finales en Colombia: qué información debe registrar y por qué

El 27 de diciembre de 2021, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) emitió la Resolución
n.°164 que describe el criterio para determinar el beneficiario final (Ultimate Beneficial Owner o UBO, por sus siglas en inglés) de las entidades legales o las estructuras sin estatus legal. La resolución detalla la información que debe comunicarse a la DIAN, los requisitos técnicos y los plazos para realizar la presentación.

Como resultado de la resolución que entrará en vigencia, las entidades colombianas deben identificar y declarar sus propios UBO, dado que el registro es ahora obligatorio. La resolución se estableció como parte de los esfuerzos para prevenir el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva. Sin embargo, las complejas estructuras legales de las empresas actuales hacen que este proceso sea difícil de llevar a cabo de manera rápida, eficaz y completa.

La importancia de los beneficiarios finales radica en las personas subyacentes, ya que las estructuras jurídicas de las cadenas de propiedad de las entidades pueden ocultar o dificultar la identificación de dichos individuos, eludiendo así los controles vigentes.

¿Qué es un beneficiario final?

En términos generales, un UBO es una persona física que posee, controla o se beneficia -directa o indirectamente- de una empresa. Según la legislación colombiana, suele ser alguien con una participación igual o superior al 5 % en la empresa. Los UBO pueden ser una o varias personas físicas, pero nunca una persona jurídica.

Sin embargo, este artículo no pretende centrarse en la definición de UBO, que puede encontrarse ampliamente en la normativa colombiana.

¿Qué es el RUB?

En definitiva, el Registro Único de Beneficiarios (RUB) es el registro a través del cual las personas jurídicas y las estructuras sin personalidad jurídica o asimiladas deben suministrar la información de sus beneficiarios reales.

En los últimos años, Colombia ha trabajado activamente para fortalecer sus políticas de transparencia mediante la implementación de diferentes sistemas de prevención de lavado de activos. Uno de estos sistemas, creado para contribuir a la lucha contra la corrupción, el lavado de activos, la financiación del terrorismo y la evasión fiscal, es el RUB.

Las empresas deben ingresar en este registro la información de sus propios UBO. Incluso si una empresa determina que no tiene UBO, debe registrar a su representante legal o a la persona física que tenga la máxima autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica o de las estructuras sin personalidad jurídica.

¿Qué entidades están obligadas a brindar información al RUB?

Las siguientes entidades deben identificar, obtener, conservar, mantener, proporcionar y actualizar la información en el RUB:

• Empresas, entidades nacionales con o sin ánimos de lucro, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12-1 del Estatuto Tributario, incluidas las entidades cuyas acciones estén registradas o coticen en una o varias bolsas de valores.
• Establecimientos permanentes de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 20-1 del Estatuto Tributario.
• Estructuras sin personería jurídica o similares, en los siguientes casos:
• las estructuras constituidas o administradas en Colombia
• aquellas que se rijan por las normas colombianas
• aquellas cuyo fiduciario o cargo similar o equivalente sea una persona jurídica nacional o persona natural residente fiscal en Colombia.
• Las personas jurídicas extranjeras, cuando la totalidad de su inversión en Colombia no se realice en personas jurídicas, establecimientos permanentes y/o estructuras sin personería jurídica o estructuras similares obligadas a suministrar información en el RUB.
• Personas jurídicas con estructura de capital mixta entre financiación pública (estado colombiano) y privada (sociedades de economía mixta).

¿Quiénes NO están obligados a brindar información al RUB?

Las siguientes entidades no deben registrar ninguna información ante el RUB:

• Entidades, establecimientos u organismos públicos, organismos descentralizados y empresas nacionales cuya estructura de capital proceda en un 100 % del sector público.
• Embajadas, misiones diplomáticas, oficinas consulares, organizaciones internacionales o agencias acreditadas por el gobierno.

¿Qué información precisa se debe comunicar al RUB?

Los UBO deben informarse ante del RUB de la autoridad fiscal. Se debe incluir la siguiente información:

• tipo de documento
• número de identificación y país de expedición
• número de identificación fiscal o equivalente y país de expedición
• nombre y apellido
• fecha y país de nacimiento
• nacionalidad
• ubicación (país de residencia, departamento o estado, ciudad, dirección, código postal, dirección de correo electrónico)
• criterios para la determinación como UBO
• porcentaje de participación en el capital de la persona jurídica
• porcentaje de ganancias en los rendimientos, resultados o beneficios de la persona jurídica, estructuras sin personalidad jurídica o similares
• fecha a partir de la cual la persona física se considera UBO o se da la condición
• fecha a partir de la cual la persona física deja de tener la condición de UBO, o la condición deja de existir.

¿Cuándo debe comunicarse la información al RUB?

La fecha del informe depende de la constitución de una entidad, como se indica a continuación:

Cualquier evento que modifique la información registrada ante el RUB deberá ser actualizado a más tardar el primer día hábil de enero, abril, julio u octubre, lo que ocurra inmediatamente después de ocurrido el cambio.

¿Cuál es la sanción por no presentar la información, o presentar información inexacta o incompleta?

Las sanciones por no informar o proporcionar información incompleta o inexacta ante el RUB, se recogen en los artículos 651 y 658-3 del Estatuto Tributario. El RUB se considera parte integrante del registro único tributario y la falta de presentación de la información ante el RUB puede acarrear el cierre forzoso de las instalaciones de una persona jurídica durante un día por cada mes o porción de mes en que se retrase la información.

Además, las personas físicas, jurídicas, estructuras sin personalidad jurídica o entidades similares que no faciliten información y/o faciliten información falsa ante el RUB, pueden ser objeto de sanciones civiles y/o penales de conformidad con la legislación nacional.

Contáctenos

La identificación de los UBO es un paso vital hacia la transparencia y la responsabilidad de las empresas que operan en Colombia. Las empresas deben cumplir con la regulación reportando información precisa al RUB de la autoridad tributaria y actualizándola siempre que sea necesario para evitar sanciones y multas.

TMF Group tiene la experiencia y el conocimiento local para orientar a su empresa durante el proceso de registro de su UBO y establecer procesos para recopilar información sobre sus contrapartes.

Nuestros equipo de especialistas pueden asesorarle sobre cómo presentar la información, así como sobre la forma de mantener actualizado el registro de UBO de su organización para garantizar el cumplimiento de las obligaciones.

Si necesita soporte con cualquier asunto en materia de UBO, contáctenos.