Cumplimiento de nómina

¿Qué es el cumplimiento de nómina?

Tal vez no haya función más esencial en las empresas que pagar a los empleados con exactitud y puntualidad. Cumplir las obligaciones contractuales con las personas que dedican su tiempo a la empresa es el nivel más básico del cumplimiento de la nómina.

Pero el cumplimiento es mucho más que eso. La nómina es una de las funciones más reguladas en las empresas en la actualidad, a menudo con niveles de legislación fiscal y laboral a nivel nacional, regional, local y, cada vez más, multinacional.

Para garantizar el cumplimiento de la nómina, las empresas deben cumplir con una amplia variedad de normas relacionadas con los impuestos y la seguridad social, la presentación de informes obligatorios, la protección de datos y las condiciones de empleo (incluida la validación de los empleados, los niveles de salario mínimo, las prestaciones, los subsidios, las licencias, las horas de trabajo y las normas sobre horas extras). Tienen que mantener y archivar registros completos y precisos, y pagar los impuestos correctos a tiempo para cada empleado, de acuerdo con las leyes más recientes.

La creciente tendencia a contratar talento local significa que las empresas multinacionales necesitan ahora, más que nunca, un conocimiento profundo de los impuestos locales y otras leyes laborales.

Estar al tanto de las normas y reglamentos relacionados con la nómina en una sola jurisdicción ya es bastante complejo. Sin embargo, para las empresas que gestionan la nómina global, existe una compleja red de regímenes relacionados con la nómina que varían ampliamente y con los que hay que mantenerse al día y cumplir.

Esto es lo que hace que el cumplimiento de la nómina sea uno de los principales factores de complejidad a la hora de hacer negocios en todo el mundo. Para que la situación sea incluso más desafiante, algunos de los mercados más complejos para hacer negocios son también los más punitivos en cuanto a multas y sanciones por incumplimiento.

El cumplimiento de la normativa en materia de nómina es una de las áreas de mayor riesgo financiero y reputacional para las organizaciones multinacionales: las consecuencias por cometer un error, aunque sea involuntario, pueden ser graves y pueden exponer a las empresas al riesgo de ser investigadas por las autoridades.

Fuente: Índice Global de Complejidad Corporativa 2022 elaborado por TMF Group

Estos son algunos ejemplos de las posibles consecuencias por incumplimiento:

En China, según lo dispuesto en el artículo 86 de la Ley de Seguridad Social de la República Popular China, si un empleador no paga las contribuciones mensuales a la seguridad social de un trabajador a tiempo y en su totalidad, el empleador está obligado a abonar la cantidad impaga o atrasada dentro de un plazo estipulado.  A partir de la fecha de vencimiento, se impondrán intereses de demora del 0,05 % diario sobre el importe impago o atrasado; en caso de que el pago no se efectúe en el plazo estipulado, las autoridades locales impondrán una sanción que oscilará entre el 100% y el 300% sobre el importe impago o atrasado.

En Colombia, el Ministerio de Trabajo tiene el deber de vigilar, verificar y controlar el cumplimiento de las normas laborales. Una de las medidas más duras que puede imponer por incumplimiento es la suspensión de actividades hasta por 120 días, o incluso el cierre de una empresa.

En el Reino Unido, las sanciones por no pagar el salario mínimo nacional son extremadamente punitivas, del 200 % de los atrasos que se adeuden al trabajador (hasta una sanción máxima de £ 20.000 por trabajador). La marca y la reputación del empleador también pueden verse afectadas, ya que la autoridad tributaria británica “nombra y avergüenza” a los empleadores sancionados.

¿Cuáles son las consideraciones claves
del cumplimiento de la nómina?

El panorama mundial del cumplimiento de la nómina puede ser difícil de lidiar e interpretar. Las empresas extranjeras pueden estar sujetas a un mayor escrutinio por parte de los gobiernos locales, los reguladores y las autoridades fiscales.

En entornos normativos más complejos, puede haber cambios frecuentes en la legislación, requisitos onerosos de información sobre nómina, registros detallados en papel y cálculos salariales complejos.

Estas son las áreas claves en las que el cumplimiento es obligatorio:

Leyes laborales locales

Varían mucho y no hay dos jurisdicciones iguales. Esto destaca la necesidad de contar con expertos a nivel local: especialistas locales que puedan evaluar cada situación en el contexto del entorno normativo local, satisfaciendo al mismo tiempo las necesidades de las empresas.

Contratación y despido de empleados

Dado que la legislación laboral suele inclinarse fuertemente a favor del individuo, las organizaciones deben seguir procesos estrictos para la contratación de nuevos empleados, así como para los despidos, ya sean voluntarios o involuntarios.

Fuente: Índice Global de Complejidad Corporativa 2022  

Sistemas de seguridad social

Los requisitos de afiliación a la seguridad social y de presentación de informes pueden ser onerosos, sobre todo cuando las autoridades reguladoras intentan abordar el problema de los trabajadores ilegales. En México, por ejemplo, los empleados están registrados en el Instituto de la Seguridad Social y los empleadores con una fuerza laboral de 300 o más trabajadores deben presentar un informe auditado que demuestre que han pagado las primas mensuales obligatorias aplicables a cada empleado (tanto el empleador como los empleados contribuyen).

Licencias

La gestión de nómina multinacional puede resultar más compleja debido a los derechos específicos a licencias de los empleados, que deben respetarse para cumplir la normativa. Estos derechos varían mucho:

  • Los trabajadores noruegos no tienen derecho al pago de vacaciones durante el primer año de trabajo, pero sí a vacaciones. Sin embargo, si han trabajado con otra empresa antes de su empleo actual, recibirán el pago de vacaciones de la empresa anterior.
  • Las empresas con personal en los Emiratos Árabes Unidos deben proporcionarles al menos 30 días de vacaciones anuales después de más de un año de servicio. La legislación laboral de los EAU permite a los empleados musulmanes del sector privado disfrutar de un permiso no retribuido de 30 días, que pueden tomarse una vez durante su periodo de empleo. Este permiso debe utilizarse para realizar el Hajj (la peregrinación islámica anual a La Meca).

Sistemas de impuesto sobre la renta

Existen tantos regímenes fiscales, si no más, como países en el mundo, a menudo con variaciones entre estados y regiones dentro de las naciones. Esta falta de uniformidad complica el proceso de gestión global de nómina: no hay un modelo único cuando se trata del cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Requisitos de reporting

Cada jurisdicción tiene sus propios requisitos específicos sobre qué información debe comunicarse y cuándo. En algunos países, los empleadores deben mantener las cifras actualizadas y notificar la información a las autoridades externas cada mes. En otros países, la obligación de informar a las autoridades es mucho menor y sólo se exige anualmente. Por ejemplo:

  • En el Reino Unido, todos los empleadores deben notificar al servicio de aduanas e impuestos (HMRC - HM Revenue and Customs) sobre su responsabilidad de pagar el impuesto de retención a cuenta (PAYE - Pay As You Earn) al mismo tiempo o antes de efectuar los pagos a los empleados. Hay que presentar informes al gobierno cada vez que la empresa completa una nómina; el incumplimiento da lugar a multas.
  • En algunos países, las autoridades fiscales son proactivas. Por ejemplo, la autoridad fiscal finlandesa envía a los particulares una declaración de la renta precargada en la primavera de cada año. Una vez comprobada, si no hay nada que corregir, puede simplemente archivarse para constancia personal.

Empleados extranjeros

Las normas laborales y fiscales suelen ser complejas y diferentes para los trabajadores expatriados en función de la ubicación y las circunstancias personales. Puede haber o no acuerdos fiscales recíprocos entre el país de acogida y el país de origen del trabajador expatriado; puede haber o no necesidad de crear una entidad empresarial para emplear a expatriados. Puede existir la opción de “Trabajo sin ubicación fija” (EwE - Employment without Establishment) en el país. Sean cuales sean las opciones, es importante establecer e informar correctamente sobre el personal extranjero.

Ciclos de nómina

La gran variación en la frecuencia de los pagos y las tareas necesarias, como la creación de nómina, puede dificultar el cálculo de la nómina global. Por ejemplo, en Europa la norma es la nómina mensual. Sin embargo, hay discrepancias en determinados sectores, como la agricultura y la hotelería, donde es habitual una nómina quincenal, o en determinados países, donde se incluyen bonificaciones adicionales dentro del calendario estándar del procesamiento de nómina. El resultado es que cada país tiene sus propias necesidades en materia de nómina, personalizadas por las normas y reglamentos periféricos y, por supuesto, el idioma y la moneda.

¿Por qué deben considerarse las leyes
en materia de privacidad de datos?

La contratación de personal conlleva mucho papeleo: desde información sobre formación profesional, competencias y contratación, hasta datos personales y confidenciales como direcciones, salarios y expedientes disciplinarios. Aunque gran parte de esta información solía guardarse en archivadores cerrados, cada vez se digitaliza más. Esto tiene grandes ventajas, pero también grandes riesgos.

A medida que aumenta el uso de sistemas de nómina basados en la nube, también lo hace el riesgo de filtración de datos. Y con un número cada vez mayor de normativas que se centran en cómo se manejan los datos personales, los equipos de nómina deben tener un proceso claro, estricto y transparente para el almacenamiento y uso de cualquier dato que tengan sobre sus empleados.

Uno de los cambios de cumplimiento más significativos es la introducción del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR - General Data Protection Regulation) para la gestión de los datos personales de un individuo. Las violaciones de datos deben notificarse en un plazo de 72 horas y las empresas pueden ser objeto de grandes multas, de hasta € 20 millones, o el 4 % de la facturación anual.

Otro ejemplo es la Ley de Protección de Datos Personales de 2012 (PDPA - Personal Data Protection Ac ) de Singapur, que regula de forma similar el control y la gestión de los datos personales. A partir del 1.° de octubre de 2022, las autoridades de Singapur pueden imponer sanciones económicas de SGD 1 millón, o del 10 % del volumen de negocios anual local para las organizaciones cuyo volumen de negocios supere los SGD 10 millones, si esta cifra es superior.

Con la introducción de leyes de protección de datos similares en muchas otras jurisdicciones, es importante que los equipos de nómina comprueben el cumplimiento en todos los países en los que operan sus empresas. Sin embargo, para los equipos de nómina que tienen responsabilidades globales, puede ser muy difícil mantenerse al día de los cambios en los procedimientos y normativas locales de protección de datos. Una forma en que las empresas están abordando este problema es trabajar con socios que tengan los conocimientos y las capacidades locales para garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de nómina.

Es necesario documentar y aplicar políticas y procedimientos de buenas prácticas para la privacidad de los datos relacionados con la nómina. Éstos podrían incluir:

  • Solicitar el número de la seguridad social y otros datos confidenciales de un posible nuevo empleado sólo después de que haya aceptado el puesto.
  • Conservar los currículum vitae (CV) de los candidatos rechazados sólo durante un breve periodo de tiempo y eliminarlos de forma segura.
  • Pedir consentimiento antes de redirigir un CV a un puesto distinto del solicitado y declarar en los anuncios de contratación que la organización tendrá en cuenta a todos los solicitantes para puestos alternativos.
  • Sólo transferir datos personales fuera de la jurisdicción de origen si es estrictamente necesario y disponer de medidas para proteger los datos personales al mismo nivel que en la jurisdicción de origen, obteniendo previamente el consentimiento de la persona.
  • Disponer de políticas claras sobre la conservación de los datos personales de los exempleados y su destrucción.
  • Informar a los empleados si se controlan los correos electrónicos, el uso de la computadora y los teléfonos, y explicar los motivos.
  • Si aún no existe, puede ser necesario nombrar a un responsable de la protección de datos (DPO - Data Protection Officer) y hacer públicos sus datos de contacto.
  • Confiar la gestión de los datos de los empleados únicamente a un socio acreditado. En el sector de los servicios de RR. HH. y nómina, las principales acreditaciones y programas de cumplimiento son la International Standard on Assurance Engagements (ISAE) 3402, ISO 27001, la norma para los sistemas de gestión de la seguridad de la información, y el informe ISAE 3402/SOC 1 para los servicios de nómina, con el fin de proporcionar el nivel requerido de seguridad de los datos y gestión de la información.
     

¿Cuáles son los errores más
comunes en la gestión de nómina?

Es aconsejable evitar estos errores comunes cuando se trata de gestionar la nómina en varias jurisdicciones, especialmente en aquellas con marcos normativos más complejos:

  • Para muchas empresas multinacionales, las filiales que operan en algunos mercados pueden no cumplir las mismas normas en materia de nómina que la sede central de la empresa, al carecer de los típicos controles, chequeos y aprobaciones empresariales. Esto se debe a menudo a la falta de infraestructura y sistemas globales, y el cumplimiento local se basa a menudo en hojas de cálculo, por ejemplo, lo que elimina la auditabilidad y la responsabilidad. Es fundamental contar con políticas y procesos globales coherentes que se apliquen a todas las operaciones de nómina.
  • Del mismo modo, no tener acceso a sistemas globales adecuados es uno de los mayores obstáculos para una gestión global eficaz de la nómina. Desde el punto de vista del cumplimiento de la normativa sobre nómina, tener una visión consolidada del procesamiento de nómina en todos los países tiene un valor incalculable, sobre todo si ofrece una visibilidad total de las actividades de procesamiento, el rendimiento y los informes consolidados.
  • Las transferencias electrónicas de fondos no controladas presentan un grave riesgo de fraude. La falta de auditorías periódicas o de procedimientos para supervisar las autorizaciones de pago no sólo puede dificultar la determinación de los verdaderos costos laborales, sino que también puede exponer a la empresa a prácticas corruptas.
  • Algunos “gastos empresariales” de los empleados también pueden tener consecuencias fiscales. Es necesario supervisarlos cuidadosamente para asegurar su cumplimiento y garantizar que los reembolsos se asignan correctamente y se pagan los impuestos correspondientes.
  • El uso de la caja chica para cubrir gastos operativos ad hoc, o incluso salarios, puede ser especialmente arriesgado desde el punto de vista de la auditoría y el cumplimiento.

¿Cómo puede abordar la
complejidad de nómina global?

Uno de los mayores retos a los que se enfrentan los ejecutivos que gestionan operaciones globales de nómina es garantizar que las organizaciones cumplen la normativa frente a unos requisitos complejos y en constante cambio. Requisitos como la necesidad de mantener registros en papel, las normas sobre contratación y despido y la administración de un gran número de prestaciones obligatorias y habituales contribuyen a crear una gran carga de trabajo administrativo.

Los gerentes de nómina no sólo tienen que abrirse paso entre niveles de complejidad para entender cómo se aplican a sus operaciones las leyes laborales, las normas fiscales y otras legislaciones estatutarias, sino que también tienen que diferenciar entre un requisito estatutario y una práctica comúnmente aceptada y su impacto potencial en las relaciones con los empleados.

Uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan los equipos globales de nómina es comprender los cambiantes requisitos legislativos. No se trata sólo de que los requisitos sean complejos y prescriptivos, sino de que muchos países también están experimentando importantes revisiones de su legislación laboral, lo que exige que los expertos en la materia se mantengan al tanto de los cambios.

En algunos países, los cambios pueden introducirse con poca antelación para tener efecto inmediato. También puede haber incertidumbre sobre la interpretación.

Muchas empresas han conseguido abordar con éxito el cumplimiento de la normativa en materia de nómina:

  • colaboran estrechamente con otras funciones internas, como las de impuestos y tesorería, asuntos jurídicos y compensaciones y prestaciones
  • buscan el respaldo de proveedores de sistemas y subcontratistas
  • aportan conocimientos especializados a nivel local
  • dependen de las actualizaciones de terceros proveedores de software.

La nómina es una parte sustancial de los gastos empresariales, pero muchas organizaciones siguen sin prestar atención al panorama general. Las evaluaciones periódicas de la estructura de la nómina, las políticas de empleo y el perfil general de costos de los empleados pueden ser muy beneficiosos, pero a menudo se pasan por alto. Los chequeos de integridad de la nómina son una herramienta valiosa para identificar las áreas en las que una empresa está gastando más de la cuenta o en las que puede incurrir en sanciones financieras, así como para mitigar el riesgo de fraude o posibles incumplimientos.

Haga clic en un país de la lista que figura a continuación y lea algunos de los aspectos más destacados de su perfil de cumplimiento en materia de nómina.

Reciba información y actualizaciones sobre la nómina global en su bandeja de entrada (en inglés).

Regístrese hoy

Hacemos un mundo
complejo, simple

TMF Group es el proveedor líder de servicios administrativos esenciales, que ayuda a los clientes a invertir y operar en el mundo.

Nuestros 9.100 expertos y 120 oficinas en 85 jurisdicciones a nivel global asisten a empresas, instituciones financieras, administradores de activos, clientes privados y oficinas familiares, y brindan una combinación de servicios en materia de contabilidad, impuestos, nómina, administración de fondos, cumplimiento y gestión de entidades, fundamentales para el éxito global de las empresas.

Sabemos cómo desbloquear el acceso a los mercados más atractivos del mundo, sin importar cuán complejos son, de forma rápida, segura y eficiente. Es por eso que más del 60% de las empresas de Fortune Global 500 y FTSE 100 y casi la mitad de las 300 empresas principales de capital privado, nos eligen.

Nuestro exclusivo modelo de prestación de servicios a escala mundial, respaldado por nuestras innovadoras plataformas digitales, nos permite abarcar sectores tan diversos como el de mercado de capitales, capital privado, transacciones inmobiliarias, industria farmacéutica, energía y tecnología, con expertos que proporcionan apoyo local.

Con un crecimiento anual promedio del 8% desde 2013, TMF Group es un socio confiable. Ya sea que opere a través de una frontera o muchas, con poco personal o miles de empleados, tenemos el soporte empresarial que necesita para expandirse, operar y crecer en cumplimiento con las normas, en todas partes.