Cumplimiento de nómina

Leyes laborales locales

Varían mucho y no hay dos jurisdicciones iguales. Esto destaca la necesidad de contar con expertos a nivel local: especialistas locales que puedan evaluar cada situación en el contexto del entorno normativo local, satisfaciendo al mismo tiempo las necesidades de las empresas.

Contratación y despido de empleados

Dado que la legislación laboral suele inclinarse fuertemente a favor del individuo, las organizaciones deben seguir procesos estrictos para la contratación de nuevos empleados, así como para los despidos, ya sean voluntarios o involuntarios.

Fuente: Índice Global de Complejidad Corporativa 2022  

Sistemas de seguridad social

Los requisitos de afiliación a la seguridad social y de presentación de informes pueden ser onerosos, sobre todo cuando las autoridades reguladoras intentan abordar el problema de los trabajadores ilegales. En México, por ejemplo, los empleados están registrados en el Instituto de la Seguridad Social y los empleadores con una fuerza laboral de 300 o más trabajadores deben presentar un informe auditado que demuestre que han pagado las primas mensuales obligatorias aplicables a cada empleado (tanto el empleador como los empleados contribuyen).

Licencias

La gestión de nómina multinacional puede resultar más compleja debido a los derechos específicos a licencias de los empleados, que deben respetarse para cumplir la normativa. Estos derechos varían mucho:

• Los trabajadores noruegos no tienen derecho al pago de vacaciones durante el primer año de trabajo, pero sí a vacaciones. Sin embargo, si han trabajado con otra empresa antes de su empleo actual, recibirán el pago de vacaciones de la empresa anterior.
• Las empresas con personal en los Emiratos Árabes Unidos deben proporcionarles al menos 30 días de vacaciones anuales después de más de un año de servicio. La legislación laboral de los EAU permite a los empleados musulmanes del sector privado disfrutar de un permiso no retribuido de 30 días, que pueden tomarse una vez durante su periodo de empleo. Este permiso debe utilizarse para realizar el Hajj (la peregrinación islámica anual a La Meca).

Sistemas de impuesto sobre la renta

Existen tantos regímenes fiscales, si no más, como países en el mundo, a menudo con variaciones entre estados y regiones dentro de las naciones. Esta falta de uniformidad complica el proceso de gestión global de nómina: no hay un modelo único cuando se trata del cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Requisitos de reporting

Cada jurisdicción tiene sus propios requisitos específicos sobre qué información debe comunicarse y cuándo. En algunos países, los empleadores deben mantener las cifras actualizadas y notificar la información a las autoridades externas cada mes. En otros países, la obligación de informar a las autoridades es mucho menor y sólo se exige anualmente. Por ejemplo:

• En el Reino Unido, todos los empleadores deben notificar al servicio de aduanas e impuestos (HMRC - HM Revenue and Customs) sobre su responsabilidad de pagar el impuesto de retención a cuenta (PAYE - Pay As You Earn) al mismo tiempo o antes de efectuar los pagos a los empleados. Hay que presentar informes al gobierno cada vez que la empresa completa una nómina; el incumplimiento da lugar a multas.
• En algunos países, las autoridades fiscales son proactivas. Por ejemplo, la autoridad fiscal finlandesa envía a los particulares una declaración de la renta precargada en la primavera de cada año. Una vez comprobada, si no hay nada que corregir, puede simplemente archivarse para constancia personal.

Empleados extranjeros

Las normas laborales y fiscales suelen ser complejas y diferentes para los trabajadores expatriados en función de la ubicación y las circunstancias personales. Puede haber o no acuerdos fiscales recíprocos entre el país de acogida y el país de origen del trabajador expatriado; puede haber o no necesidad de crear una entidad empresarial para emplear a expatriados. Puede existir la opción de “Trabajo sin ubicación fija” (EwE - Employment without Establishment) en el país. Sean cuales sean las opciones, es importante establecer e informar correctamente sobre el personal extranjero.

Ciclos de nómina

La gran variación en la frecuencia de los pagos y las tareas necesarias, como la creación de nómina, puede dificultar el cálculo de la nómina global. Por ejemplo, en Europa la norma es la nómina mensual. Sin embargo, hay discrepancias en determinados sectores, como la agricultura y la hotelería, donde es habitual una nómina quincenal, o en determinados países, donde se incluyen bonificaciones adicionales dentro del calendario estándar del procesamiento de nómina. El resultado es que cada país tiene sus propias necesidades en materia de nómina, personalizadas por las normas y reglamentos periféricos y, por supuesto, el idioma y la moneda.