Cumplimiento de nómina

Tal vez no haya función más esencial en las empresas que pagar a los empleados con exactitud y puntualidad. Cumplir las obligaciones contractuales con las personas que dedican su tiempo a la empresa es el nivel más básico del cumplimiento de la nómina.

Pero el cumplimiento es mucho más que eso. La nómina es una de las funciones más reguladas en las empresas en la actualidad, a menudo con niveles de legislación fiscal y laboral a nivel nacional, regional, local y, cada vez más, multinacional.

Para garantizar el cumplimiento de la nómina, las empresas deben cumplir con una amplia variedad de normas relacionadas con los impuestos y la seguridad social, la presentación de informes obligatorios, la protección de datos y las condiciones de empleo (incluida la validación de los empleados, los niveles de salario mínimo, las prestaciones, los subsidios, las licencias, las horas de trabajo y las normas sobre horas extras). Tienen que mantener y archivar registros completos y precisos, y pagar los impuestos correctos a tiempo para cada empleado, de acuerdo con las leyes más recientes.

La creciente tendencia a contratar talento local significa que las empresas multinacionales necesitan ahora, más que nunca, un conocimiento profundo de los impuestos locales y otras leyes laborales.

Estar al tanto de las normas y reglamentos relacionados con la nómina en una sola jurisdicción ya es bastante complejo. Sin embargo, para las empresas que gestionan la nómina global, existe una compleja red de regímenes relacionados con la nómina que varían ampliamente y con los que hay que mantenerse al día y cumplir.

Esto es lo que hace que el cumplimiento de la nómina sea uno de los principales factores de complejidad a la hora de hacer negocios en todo el mundo. Para que la situación sea incluso más desafiante, algunos de los mercados más complejos para hacer negocios son también los más punitivos en cuanto a multas y sanciones por incumplimiento.

El cumplimiento de la normativa en materia de nómina es una de las áreas de mayor riesgo financiero y reputacional para las organizaciones multinacionales: las consecuencias por cometer un error, aunque sea involuntario, pueden ser graves y pueden exponer a las empresas al riesgo de ser investigadas por las autoridades.

Fuente: Índice Global de Complejidad Corporativa 2022 elaborado por TMF Group

Las posibles consecuencias por incumplimiento en China

En China, según lo dispuesto en el artículo 86 de la Ley de Seguridad Social de la República Popular China, si un empleador no paga las contribuciones mensuales a la seguridad social de un trabajador a tiempo y en su totalidad, el empleador está obligado a abonar la cantidad impaga o atrasada dentro de un plazo estipulado.  A partir de la fecha de vencimiento, se impondrán intereses de demora del 0,05 % diario sobre el importe impago o atrasado; en caso de que el pago no se efectúe en el plazo estipulado, las autoridades locales impondrán una sanción que oscilará entre el 100% y el 300% sobre el importe impago o atrasado.

Las posibles consecuencias por incumplimiento en Colombia

En Colombia, el Ministerio de Trabajo tiene el deber de vigilar, verificar y controlar el cumplimiento de las normas laborales. Una de las medidas más duras que puede imponer por incumplimiento es la suspensión de actividades hasta por 120 días, o incluso el cierre de una empresa.

Las posibles consecuencias por incumplimiento en el Reino Unido

En el Reino Unido, las sanciones por no pagar el salario mínimo nacional son extremadamente punitivas, del 200 % de los atrasos que se adeuden al trabajador (hasta una sanción máxima de £ 20.000 por trabajador). La marca y la reputación del empleador también pueden verse afectadas, ya que la autoridad tributaria británica “nombra y avergüenza” a los empleadores sancionados.

El panorama mundial del cumplimiento de la nómina puede ser difícil de lidiar e interpretar. Las empresas extranjeras pueden estar sujetas a un mayor escrutinio por parte de los gobiernos locales, los reguladores y las autoridades fiscales.

En entornos normativos más complejos, puede haber cambios frecuentes en la legislación, requisitos onerosos de información sobre nómina, registros detallados en papel y cálculos salariales complejos.

Estas son las áreas claves en las que el cumplimiento es obligatorio:

Leyes laborales locales

Leyes laborales locales

Varían mucho y no hay dos jurisdicciones iguales. Esto destaca la necesidad de contar con expertos a nivel local: especialistas locales que puedan evaluar cada situación en el contexto del entorno normativo local, satisfaciendo al mismo tiempo las necesidades de las empresas.

Contratación y despido de empleados

Contratación y despido de empleados

Dado que la legislación laboral suele inclinarse fuertemente a favor del individuo, las organizaciones deben seguir procesos estrictos para la contratación de nuevos empleados, así como para los despidos, ya sean voluntarios o involuntarios.

Fuente: Índice Global de Complejidad Corporativa 2022  

Sistemas de seguridad social

Sistemas de seguridad social

Los requisitos de afiliación a la seguridad social y de presentación de informes pueden ser onerosos, sobre todo cuando las autoridades reguladoras intentan abordar el problema de los trabajadores ilegales. En México, por ejemplo, los empleados están registrados en el Instituto de la Seguridad Social y los empleadores con una fuerza laboral de 300 o más trabajadores deben presentar un informe auditado que demuestre que han pagado las primas mensuales obligatorias aplicables a cada empleado (tanto el empleador como los empleados contribuyen).

Licencias

Licencias

La gestión de nómina multinacional puede resultar más compleja debido a los derechos específicos a licencias de los empleados, que deben respetarse para cumplir la normativa. Estos derechos varían mucho:

  • Los trabajadores noruegos no tienen derecho al pago de vacaciones durante el primer año de trabajo, pero sí a vacaciones. Sin embargo, si han trabajado con otra empresa antes de su empleo actual, recibirán el pago de vacaciones de la empresa anterior.
  • Las empresas con personal en los Emiratos Árabes Unidos deben proporcionarles al menos 30 días de vacaciones anuales después de más de un año de servicio. La legislación laboral de los EAU permite a los empleados musulmanes del sector privado disfrutar de un permiso no retribuido de 30 días, que pueden tomarse una vez durante su periodo de empleo. Este permiso debe utilizarse para realizar el Hajj (la peregrinación islámica anual a La Meca).
Sistemas de impuesto sobre la renta

Sistemas de impuesto sobre la renta

Existen tantos regímenes fiscales, si no más, como países en el mundo, a menudo con variaciones entre estados y regiones dentro de las naciones. Esta falta de uniformidad complica el proceso de gestión global de nómina: no hay un modelo único cuando se trata del cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Requisitos de reporting

Requisitos de reporting

Cada jurisdicción tiene sus propios requisitos específicos sobre qué información debe comunicarse y cuándo. En algunos países, los empleadores deben mantener las cifras actualizadas y notificar la información a las autoridades externas cada mes. En otros países, la obligación de informar a las autoridades es mucho menor y sólo se exige anualmente. Por ejemplo:

  • En el Reino Unido, todos los empleadores deben notificar al servicio de aduanas e impuestos (HMRC - HM Revenue and Customs) sobre su responsabilidad de pagar el impuesto de retención a cuenta (PAYE - Pay As You Earn) al mismo tiempo o antes de efectuar los pagos a los empleados. Hay que presentar informes al gobierno cada vez que la empresa completa una nómina; el incumplimiento da lugar a multas.
  • En algunos países, las autoridades fiscales son proactivas. Por ejemplo, la autoridad fiscal finlandesa envía a los particulares una declaración de la renta precargada en la primavera de cada año. Una vez comprobada, si no hay nada que corregir, puede simplemente archivarse para constancia personal.
Empleados extranjeros

Empleados extranjeros

Las normas laborales y fiscales suelen ser complejas y diferentes para los trabajadores expatriados en función de la ubicación y las circunstancias personales. Puede haber o no acuerdos fiscales recíprocos entre el país de acogida y el país de origen del trabajador expatriado; puede haber o no necesidad de crear una entidad empresarial para emplear a expatriados. Puede existir la opción de “Trabajo sin ubicación fija” (EwE - Employment without Establishment) en el país. Sean cuales sean las opciones, es importante establecer e informar correctamente sobre el personal extranjero.

Ciclos de nómina

Ciclos de nómina

La gran variación en la frecuencia de los pagos y las tareas necesarias, como la creación de nómina, puede dificultar el cálculo de la nómina global. Por ejemplo, en Europa la norma es la nómina mensual. Sin embargo, hay discrepancias en determinados sectores, como la agricultura y la hotelería, donde es habitual una nómina quincenal, o en determinados países, donde se incluyen bonificaciones adicionales dentro del calendario estándar del procesamiento de nómina. El resultado es que cada país tiene sus propias necesidades en materia de nómina, personalizadas por las normas y reglamentos periféricos y, por supuesto, el idioma y la moneda.

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