Consideraciones al elegir una solución global de nómina
El modelo clásico de tener un departamento de nómina interno no funciona hoy en día para muchas empresas multinacionales. Estas son las razones por las cuales delegar las actividades de back-office a un proveedor profesional de servicios corporativos es una solución rápida y rentable.
La gestión de los recursos humanos y la nómina son algunas de las tareas más importantes dentro del ámbito del back office. Al fin y al cabo, se trata de los salarios y el bienestar de los empleados... y ninguna empresa puede funcionar sin su personal. Es vital que los empleados cobren su salario correctamente y a tiempo, porque incluso un pequeño error puede generar malestar y desconfianza en toda la empresa.
Desafíos y dificultades de la nómina global
El modelo clásico de tener un departamento interno de nómina no funciona para muchas empresas multinacionales hoy en día. Es bastante común que las empresas tengan operaciones en más de 20 países, pero con menos de 100 empleados (y a menudo mucho menos) en la mayoría de ellos. Esto supone un desafío cuando se trata de brindar servicios completos de back office, incluida la gestión de nómina, en cada país, y es la principal razón por la que existen proveedores de servicios independientes.
Al considerar una solución global de nómina, hay que centrarse en encontrar la que mejor satisfaga las necesidades de cumplimiento de todos los países en los que opera la empresa. Si, además, la solución es rentable y ofrece el nivel adecuado de tecnología para satisfacer las necesidades del negocio, no sólo será adecuada para la empresa, sino que también será fácil de vender a los principales interesados internos.
Sin embargo, para muchas empresas el proceso mental suele ser el contrario. Comienzan con una mentalidad de “ahorro de costos”. El problema de este enfoque es que, a medida que las empresas construyen sus soluciones, pronto se dan cuenta de que el ahorro de costos inicial no dura mucho. A menudo se necesitan servicios adicionales y aparecen ineficiencias en la gestión del proceso, que pueden multiplicarse rápidamente cuando se aplican a una operación multinacional. La reducción de costos también puede crear problemas de cumplimiento, con el riesgo de recibir multas elevadas o incluso ser procesado.
Otro error común es confiar demasiado en una solución tecnológica costosa y asumir que funcionará en cualquier otro país en el que opere la empresa. Las soluciones centradas en la tecnología pueden funcionar bien en algunos países, pero nunca pueden satisfacer las necesidades de todos los países del mundo. Aunque pueden ofrecer una plataforma atractiva con muchas funcionalidades, cuando se trata del cumplimiento local, la mayoría de las soluciones:
- no cumplen las normas y regulaciones locales
- no están totalmente adaptados al mercado local, o
- requieren trabajos adicionales (con un costo adicional).
En muchos casos, siguen sin cumplir el objetivo.
Otra dificultad común a la hora de implementar una solución global de nómina es optar por trabajar con un aggregator, con promesas de alta funcionalidad y ahorro de costos. La realidad, uno o dos años después, demuestra que se obtiene un gasto más elevado a pesar del mayor nivel de participación que necesita la empresa para gestionar la operación a nivel global.
Un enfoque más simple y eficaz
Aquí es donde el apoyo de los expertos puede ayudar realmente a los ejecutivos de nómina global a tomar una decisión informada que realmente funcione para la empresa. El punto de partida de cualquier solución global de nómina debe ser el cumplimiento de la normativa local, junto con los factores necesarios para que los empleados cobren a tiempo y con precisión. Luego se pueden añadir otros requisitos, como los relacionados con la funcionalidad y la integración de la plataforma.
Hay dos formas habituales de contratar soporte externo para la gestión de nómina:
- A través de contratos con proveedores locales, que tendrán los conocimientos locales necesarios y se adaptarán rápidamente a los cambios en la normativa local.
- A través de un aggregator, que actúa como un contratista global que subcontrata a proveedores locales (todo o la mayor parte del tiempo), y a menudo proporciona una plataforma para gestionar el trabajo y proporcionar visibilidad.
La gran desventaja de utilizar proveedores locales es la gran cantidad de tiempo que el equipo interno de nómina tendrá que dedicar a gestionar estas relaciones. Además, las barreras lingüísticas y el desconocimiento de la normativa local por parte de la empresa pueden hacer que se confíe ciegamente en el proveedor local.
Cuando se trata de utilizar aggregators, los problemas más comunes son: la falta de acceso a los proveedores locales, la falta de flexibilidad para contratar rápidamente nuevos servicios o cambiar los existentes (debido a que las cadenas de mando son más largas) y, quizás lo más importante, la falta de voluntad del aggregator para prestar servicios en lugares donde el proveedor local perdería dinero.
Además, la mayoría de las plataformas de los aggregatorrs no son verdaderamente globales: puede que no funcionen en todos los países o que requieran interfaces costosas.
Lo mejor de ambos mundos
Encuentre un socio que gestione la nómina global de forma que ofrezca lo mejor de ambos mundos. Lo ideal sería trabajar con un proveedor de nómina que le ayude a cumplir con la normativa local y que, al mismo tiempo, le ofrezca plataformas y servicios de coordinación de alta calidad.
Asegúrese de encontrar un socio:
- con presencia global y expertos locales en materia de nómina, que hable el idioma local y entienda la legislación local
- que le proporcione acceso a sus profesionales en el país
- con oficinas que respeten las normas de cumplimiento y la legislación internacional
- con la capacidad de responder a las necesidades relacionadas con la nómina en cualquier país
- con una independencia que les permite trabajar con cualquier estudio de abogados y con la plataforma tecnológica (T&A, HRIS, ERP, etc.) de su preferencia.
Los servicios globales de nómina de TMF Group cumplen todos los requisitos anteriores. Contáctenos para obtener más información.
