Guía para el éxito de la tercerización de nómina

Una de las mayores ventajas de tercerizar la nómina a un proveedor de servicios de confianza es la libertad que da a las empresas para centrarse en los aspectos estratégicos de la gestión del talento. Los profesionales internos de RR. HH. y nómina pueden dejar las operaciones diarias en manos de los proveedores de servicios. Son libres de enfocarse en proyectos de gestión del talento verdaderamente transformadores, que ayudan a construir la marca de la empresa y a crear una propuesta de valor convincente para los empleados.

La pandemia del covid-19 ha hecho que el trabajo a distancia y el trabajo híbrido sean la norma para muchas empresas, y ha llevado a las personas a reevaluar su equilibrio entre la vida personal y laboral. En muchos sentidos, ahora es más fácil que los empleados dejen la empresa si no están contentos. Un proceso de nómina fluido contribuye al compromiso y la satisfacción de los empleados, ya que siempre garantiza que se les pague con exactitud y a tiempo, y permite un acceso fácil y seguro a la orientación y la documentación.

Para llevar a cabo esta tarea a escala mundial es necesario contar con conocimientos especializados en materia de nómina en cada una de las jurisdicciones en las que la empresa tiene empleados. Sin embargo, mantenerse al tanto de las complejas y cambiantes normas y reglamentos es un gran dolor de cabeza, incluso para las grandes empresas, especialmente en los mercados más pequeños, donde puede haber sólo un grupo de empleados con muy poca o ninguna experiencia relacionada con la gestión de nómina. La tercerización de la nómina a un proveedor global con experiencia local supera este reto.

Otra ventaja de la tercerización de la nómina es la eficiencia empresarial y la reducción de los riesgos. Ofrece una solución rentable, segura y completa para los procesos y la tecnología de la nómina. Las empresas pueden acceder a la última tecnología de un proveedor de servicios profesional, con la experiencia necesaria para garantizar altos niveles de visibilidad, control, cumplimiento y seguridad de los datos para minimizar el riesgo empresarial.

Fuente: informe “‘Multi-country Payroll (MCP) Consolidation Demystified. Key Considerations for an Employee-Centric Payroll”, elaborado por Everest Group.

Las empresas tienen varias opciones en lo que respecta a la tercerización de nómina, en las que la gestión diaria se entrega a proveedores de servicios externos en mayor o menor medida. El uso de cada uno de estos modelos tiene ventajas e inconvenientes, y la decisión final depende del tipo de soporte que necesite la compañía.

Los principales enfoques son:

Procesamiento: una solución híbrida, también conocida como modelo “bureau”, en la que algunas de las funciones se subcontratan a un proveedor de nómina. Estas funciones pueden incluir el cálculo del bruto al neto y la elaboración de los resultados de la nómina, como informes, recibos de sueldo y archivos bancarios.

Híbrido interno/tercerizado: para superar el desafío de utilizar el enfoque totalmente interno, algunas empresas emplean especialistas en nómina en los mercados más grandes y tercerizan la gestión de la nómina para cubrir los mercados más pequeños a nivel regional o local. Esto proporciona una forma flexible y relativamente rentable de acceder a la experiencia y los conocimientos locales en en los mercados más pequeños.

Servicio gestionado – proveedor tercerizado (aggregator): este modelo resuelve parcialmente el problema de la gestión de los proveedores externos al entregar la responsabilidad global de la nómina a un contratista principal, que gestiona a los proveedores externos en los mercados más pequeños en los que no tiene cobertura. Una vez más, esto puede dar lugar a una escasa visibilidad y a una responsabilidad difusa, con proveedores que pueden no hacerse cargo cuando surgen problemas.

Servicio gestionado – socio: en este modelo, recomendado por TMF Group, un único proveedor de tercerización de nómina asume toda la responsabilidad de la gestión de nómina a nivel mundial en todos los países en los que opera la empresa. Esto permite que la organización tenga un único punto de contacto al que acudir cuando haya que hacer cambios o resolver problemas, y las responsabilidades de cada parte están muy claras.

Cumplimiento local

El incumplimiento de la normativa local en materia de nómina es grave y puede acarrear multas o incluso penas de cárcel. Asegúrese de que su proveedor conoce el entorno legislativo local. Necesita tener acceso al conocimiento local en tiempo real cuando lo necesite, para estar siempre actualizado sobre los últimos cambios normativos que se produzcan en el país.

Control y visibilidad de los procesos

Los directores de nómina de las multinacionales necesitan poder supervisar la nómina, agilizar los procesos y garantizar una entrega puntual y precisa en cada país. La gestión de la nómina a través de una herramienta global en línea es lo ideal.

Informes significativos y análisis de tableros de mando

Es esencial poder proporcionar a las partes interesadas informes con datos procesables que les ayuden a tomar decisiones inteligentes y realizar evaluaciones prácticas del rendimiento y los costos.

Normas de seguridad de la información y protección de datos

Conviene comprobar las credenciales de los proveedores para asegurarse de que están certificados, son fiables y pueden proteger los datos de los empleados. Por ejemplo, certificaciones internacionales como la ISO 27001 y la ISAE establecen cómo deben prestarse los servicios para proporcionar coherencia y garantía de calidad a nivel mundial.

Alcance de servicios y gestión de la relación con el proveedor

Su proveedor de nómina debe ser una extensión de su equipo de nómina, formando una asociación sólida y flexible que evolucione a medida que lo hace su empresa. Debe entender las necesidades de su compañía y enfocar la relación como una asociación, basada en una buena comunicación, acuerdos de nivel de servicio (SLA) adecuados y un buen conocimiento local.

Experiencia de los empleados

La entrega precisa y puntual de la nómina es la base de la experiencia de los empleados. Es vital para mantener la moral, la productividad y la confianza.

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