Guía para el éxito de la tercerización de nómina

¿Por qué tercerizar la nómina?

Una de las mayores ventajas de tercerizar la nómina a un proveedor de servicios de confianza es la libertad que da a las empresas para centrarse en los aspectos estratégicos de la gestión del talento. Los profesionales internos de RR. HH. y nómina pueden dejar las operaciones diarias en manos de los proveedores de servicios. Son libres de enfocarse en proyectos de gestión del talento verdaderamente transformadores, que ayudan a construir la marca de la empresa y a crear una propuesta de valor convincente para los empleados.

La pandemia del covid-19 ha hecho que el trabajo a distancia y el trabajo híbrido sean la norma para muchas empresas, y ha llevado a las personas a reevaluar su equilibrio entre la vida personal y laboral. En muchos sentidos, ahora es más fácil que los empleados dejen la empresa si no están contentos. Un proceso de nómina fluido contribuye al compromiso y la satisfacción de los empleados, ya que siempre garantiza que se les pague con exactitud y a tiempo, y permite un acceso fácil y seguro a la orientación y la documentación.

Para llevar a cabo esta tarea a escala mundial es necesario contar con conocimientos especializados en materia de nómina en cada una de las jurisdicciones en las que la empresa tiene empleados. Sin embargo, mantenerse al tanto de las complejas y cambiantes normas y reglamentos es un gran dolor de cabeza, incluso para las grandes empresas, especialmente en los mercados más pequeños, donde puede haber sólo un grupo de empleados con muy poca o ninguna experiencia relacionada con la gestión de nómina. La tercerización de la nómina a un proveedor global con experiencia local supera este reto.

Otra ventaja de la tercerización de la nómina es la eficiencia empresarial y la reducción de los riesgos. Ofrece una solución rentable, segura y completa para los procesos y la tecnología de la nómina. Las empresas pueden acceder a la última tecnología de un proveedor de servicios profesional, con la experiencia necesaria para garantizar altos niveles de visibilidad, control, cumplimiento y seguridad de los datos para minimizar el riesgo empresarial.

Fuente: informe “‘Multi-country Payroll (MCP) Consolidation Demystified. Key Considerations for an Employee-Centric Payroll”, elaborado por Everest Group.

¿Cuáles son los diferentes modelos de tercerización de nómina?

Las empresas tienen varias opciones en lo que respecta a la tercerización de nómina, en las que la gestión diaria se entrega a proveedores de servicios externos en mayor o menor medida. El uso de cada uno de estos modelos tiene ventajas e inconvenientes, y la decisión final depende del tipo de soporte que necesite la compañía.

Los principales enfoques son:

Procesamiento: una solución híbrida, también conocida como modelo “bureau”, en la que algunas de las funciones se subcontratan a un proveedor de nómina. Estas funciones pueden incluir el cálculo del bruto al neto y la elaboración de los resultados de la nómina, como informes, recibos de sueldo y archivos bancarios.

Híbrido interno/tercerizado: para superar el desafío de utilizar el enfoque totalmente interno, algunas empresas emplean especialistas en nómina en los mercados más grandes y tercerizan la gestión de la nómina para cubrir los mercados más pequeños a nivel regional o local. Esto proporciona una forma flexible y relativamente rentable de acceder a la experiencia y los conocimientos locales en en los mercados más pequeños.

Servicio gestionado – proveedor tercerizado (aggregator): este modelo resuelve parcialmente el problema de la gestión de los proveedores externos al entregar la responsabilidad global de la nómina a un contratista principal, que gestiona a los proveedores externos en los mercados más pequeños en los que no tiene cobertura. Una vez más, esto puede dar lugar a una escasa visibilidad y a una responsabilidad difusa, con proveedores que pueden no hacerse cargo cuando surgen problemas.

Servicio gestionado – socio: en este modelo, recomendado por TMF Group, un único proveedor de tercerización de nómina asume toda la responsabilidad de la gestión de nómina a nivel mundial en todos los países en los que opera la empresa. Esto permite que la organización tenga un único punto de contacto al que acudir cuando haya que hacer cambios o resolver problemas, y las responsabilidades de cada parte están muy claras.

¿Cómo elegir el modelo de tercerización de nómina adecuado para sus necesidades?

Con varios modelos de tercerización de nómina disponibles, ¿cómo se debe elegir el que mejor se adapte a las necesidades de su empresa? No hay un solo modelo para todos, por lo que es esencial entender cómo las diferencias de enfoque pueden afectar al buen funcionamiento de sus operaciones de nómina. He aquí algunas consideraciones clave:

Necesidades individuales de nómina: no hay dos empresas iguales. Una solución de nómina tercerizada debe ajustarse al número total de empleados, al número de sedes a las que se presta servicio, a la complejidad de las normativas locales de dichas sedes, a los planes de expansión de la empresa, a la disponibilidad de los expertos internos en materia de nómina y a las necesidades de integración tecnológica, entre otras cuestiones.

El cumplimiento es la clave: al asociarse con un proveedor de nómina, usted confía en su capacidad para cumplir con la normativa local. Mientras que la responsabilidad del cumplimiento de los impuestos y otros documentos puede pasar a su proveedor, las sanciones por incumplimiento se le aplicarán a usted.

Compatibilidad de sistemas: los proveedores de servicios de tercerización de nómina suelen utilizar una herramienta tecnológica conocida como middleware para prestar sus servicios, y ésta debe ser compatible e integrarse perfectamente con el sistema de gestión del capital humano (HCM) de su empresa. Encontrar un proveedor de nómina que utilice un sistema flexible que funcione a la perfección con su sistema de control que ofrezca una integración con su libro mayor puede ahorrarle tiempo y dinero a largo plazo.

Proveedor nacional: elegir un proveedor nacional puede ser una buena opción para que las empresas tercericen la nómina si no tienen planes de expandir sus operaciones al extranjero. En este modelo, el proveedor tiene su sede en el país en el que trabajan los empleados y conoce las normas locales en materia de nómina, pero no tiene oficinas en otros lugares ni ofrece soluciones multilingües. Sin embargo, estos factores podrían resultar limitados si la empresa se expande a nivel internacional.

Modelo de aggregator: para las empresas que buscan un proceso único a nivel mundial, utilizar un proveedor de nómina de aggregator puede parecer la opción perfecta. Sin embargo, los aggregators suelen contratar a terceros proveedores en el país para que gestionen la nómina de las empresas globales, lo que puede dar lugar a niveles de servicio incoherentes y a una falta de control y riesgo potencial de sanciones por incumplimiento.

Proveedores globales con conocimientos locales: utilizar un proveedor global con conocimientos locales garantiza que la nómina sea procesada en el país por expertos locales ubicados en la jurisdicción donde trabajan los empleados. Muchos son capaces de integrarse perfectamente con su HCM, como se ha mencionado anteriormente, lo que permite la visibilidad y el control de las operaciones globales, con la capacidad de recaudación local para los empleados locales. Los datos sensibles de los empleados no cruzan las fronteras.

¿Cómo seleccionar un proveedor de tercerización de nómina?

Una vez que haya decidido el modelo de tercerización de nómina que mejor se adapte a sus necesidades, es cuestión de elegir un proveedor individual que pueda satisfacer sus necesidades con la mayor eficacia. Basándonos en nuestra experiencia en la gestión de operaciones de nómina tercerizadas para muchas empresas de todo el mundo, estos son nuestros seis principales criterios de selección:

Cumplimiento local

El incumplimiento de la normativa local en materia de nómina es grave y puede acarrear multas o incluso penas de cárcel. Asegúrese de que su proveedor conoce el entorno legislativo local. Necesita tener acceso al conocimiento local en tiempo real cuando lo necesite, para estar siempre actualizado sobre los últimos cambios normativos que se produzcan en el país.

Control y visibilidad de los procesos

Los directores de nómina de las multinacionales necesitan poder supervisar la nómina, agilizar los procesos y garantizar una entrega puntual y precisa en cada país. La gestión de la nómina a través de una herramienta global en línea es lo ideal.

Informes significativos y análisis de tableros de mando

Es esencial poder proporcionar a las partes interesadas informes con datos procesables que les ayuden a tomar decisiones inteligentes y realizar evaluaciones prácticas del rendimiento y los costos.

Normas de seguridad de la información y protección de datos

Conviene comprobar las credenciales de los proveedores para asegurarse de que están certificados, son fiables y pueden proteger los datos de los empleados. Por ejemplo, certificaciones internacionales como la ISO 27001 y la ISAE establecen cómo deben prestarse los servicios para proporcionar coherencia y garantía de calidad a nivel mundial.

Alcance de servicios y gestión de la relación con el proveedor

Su proveedor de nómina debe ser una extensión de su equipo de nómina, formando una asociación sólida y flexible que evolucione a medida que lo hace su empresa. Debe entender las necesidades de su compañía y enfocar la relación como una asociación, basada en una buena comunicación, acuerdos de nivel de servicio (SLA) adecuados y un buen conocimiento local.

Experiencia de los empleados

La entrega precisa y puntual de la nómina es la base de la experiencia de los empleados. Es vital para mantener la moral, la productividad y la confianza.

¿Por qué son importantes los acuerdos de nivel de servicios?

Los acuerdos de nivel de servicio (SLA) con los proveedores de servicios son aconsejables en todas las funciones empresariales, y especialmente con los proveedores de tercerización de nómina. Un mal rendimiento en la entrega de nómina no sólo tiene un impacto perjudicial en los empleados y, potencialmente, en la reputación de la empresa, sino que también puede ocasionar el incumplimiento de la legislación laboral local, multas, sanciones e incluso penas de cárcel para los ejecutivos de la empresa. Lo ideal sería que las organizaciones contaran con SLA globales para establecer las expectativas de todos los servicios, independientemente de dónde se presten.

Un SLA establece los niveles básicos de servicio que una empresa debe esperar de un proveedor de nómina, y las soluciones que se esperan si el servicio no alcanza esos niveles. Lo ideal sería que un SLA formara parte del contrato con el proveedor, con un estándar de servicio claramente definido. Sin embargo, según nuestros expertos, muy pocas empresas se centran en los niveles o estándares requeridos para esos servicios acordados: sólo una de cada 20 empresas aborda las cuestiones relacionadas con un SLA, y éstas tienden a ser empresas más grandes con procedimientos de adquisición sofisticados.

No hay que subestimar el impacto del bajo rendimiento del proveedor de nómina; puede afectar la reputación de una organización y la moral de los empleados de forma significativa. Por ejemplo, el hecho de que un proveedor no pague los salarios puede constituir un incumplimiento de las condiciones de empleo. Del mismo modo, el hecho de que los empleados no reciban respuestas oportunas a sus consultas también puede afectar negativamente a la experiencia y el compromiso de los empleados. Los pagos obligatorios que no se realizan a tiempo pueden dar lugar a multas o sanciones por parte de los organismos reguladores.

Las empresas que estén pensando en tercerizar su nómina deben considerar la posibilidad de consultar al posible proveedor su posición sobre los SLA. No todos los proveedores están de acuerdo en proporcionar esos acuerdos, especialmente los que incluyen una cláusula de penalización por fallos en el servicio.

Además de gobernar la relación entre el cliente y el proveedor con un enfoque claro y medible, un SLA sólido proporciona información sobre los indicadores de rendimiento, demostrando oportunidades para que su empresa busque mejoras con el proveedor y dentro de su propia organización en su conjunto, para ayudar a impulsarla.

¿Qué papel desempeña la tecnología en la tercerización de la nómina?

La tecnología tiene un papel clave en la gestión de las operaciones de nómina tercerizadas. Las soluciones tecnológicas de nómina proporcionan análisis para informar eficazmente sobre el rendimiento de la nómina, para apoyar decisiones empresariales mejor informadas y para garantizar un mayor control y coherencia en las operaciones globales. Un servicio integral y una solución tecnológica son esenciales para proporcionar un servicio global de nómina que también respalde la elaboración de informes globales precisos y oportunos, el análisis, la visibilidad y el control de los datos básicos. A continuación se exponen algunas de las funciones clave que las soluciones tecnológicas pueden aportar a la gestión de nómina:

Estado del proceso: visibilidad del estado del procesamiento de la nómina de forma individual, en todo el mundo, con fácil acceso a los datos a través de una herramienta de informes global estándar que facilita la carga de trabajo diaria. Cuadros de mando completos (gráficos, mapas de calor y estadísticas métricas) permiten visualizar completamente los resultados de la nómina.

Accesibilidad: la solución debe permitir a la dirección acceder a la información correcta sobre la nómina en el momento adecuado y desde cualquier parte del mundo.

Consolidación e integración: la posibilidad de consolidar e integrar los datos de la nómina procedentes de sistemas dispares en informes globales de formato único ayudará a obtener datos significativos que permitan tomar decisiones empresariales mejor informadas.

Eficiencia: una selección de informes estándar o la posibilidad de descargar los datos principales en su propio almacén de datos para la elaboración de informes internos ayuda a mejorar la eficiencia. También reduce las frustraciones, aumenta el compromiso de los empleados y, por tanto, proporciona un mejor servicio de nómina.

Control: los KPI son habituales en el ámbito de la nómina. Los paneles de control de los KPI y los SLA ayudan a realizar un seguimiento de los resultados del servicio tanto del proveedor como de la empresa.

Auditoría: las soluciones deben contar con una herramienta completa de auditoría y elaboración de informes, para dar tranquilidad a los auditores.

Las plataformas tecnológicas de nómina están empezando a adoptar tecnologías de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML) para ayudar a las empresas a automatizar procesos cada vez más complejos. Estamos empezando a ver la adopción de sistemas de IA y ML más sofisticados, capaces de manejar procesos de nómina de varios pasos, incluso ayudando a impulsar su simplificación.

Otra área clave de desarrollo en la tecnología de nómina es la mejora de la integración con las plataformas de gestión empresarial, como las soluciones de gestión del capital humano (HCM), incluidos los sistemas de tiempo y asistencia (T&A). Las ventajas de utilizar un proveedor de tercerización de nómina que tenga asociaciones de integración con proveedores de gestión empresarial como Workday incluyen:

• integraciones automatizadas, repetibles y estandarizadas entre los sistemas internos y el proveedor de tercerización de nómina, lo que permite al proveedor generar y actualizar los datos para que las empresas los utilicen en sus oficinas locales para procesar la nómina, por ejemplo.
• reducción del riesgo mediante la creación y el mantenimiento de integraciones certificadas y probadas.
• despliegue más rápido de la nómina y reducción de las necesidades de recursos internos.

¿Qué puede fallar al tercerizar la nómina?

Una relación satisfactoria con un proveedor de nómina puede durar muchos años. Sin embargo, la tercerización de la nómina presenta algunos problemas comunes, algunos lo suficientemente graves como para justificar el cambio de proveedor. Estas son algunas de las principales causas de que las cosas vayan mal:

Exactitud: si un proveedor de nómina se equivoca una vez con el pago de un empleado, se enterará de ello. Si se equivoca de nuevo, hay un problema grave en algún punto de la cadena. La razón por la que se contrata a un tercero para que se encargue de la gestión de la nómina es para asegurarse de que hay alguien que dedica tiempo y esfuerzo a garantizar la precisión. Si esa exactitud no existe, lo más probable es que usted revise el contrato para buscar una cláusula de rescisión y finalizarlo.

Mantenerse al día con la legislación: la legislación relacionada con la nómina es cambiante, especialmente a medida que las jurisdicciones pasan a informar electrónicamente sobre los impuestos, la seguridad social y la información laboral, y retiran gradualmente las medidas de apoyo a la pandemia. Su solución de nómina debe ser lo suficientemente flexible como para reaccionar en el momento oportuno y de la forma adecuada. A menudo, las empresas no disponen de los recursos internos necesarios para mantenerse al día con la legislación, por lo que confían en proveedores externos para estar al día... y cumplir con la normativa. La falta de rendimiento en este ámbito es una causa muy común de cambio de proveedor.

Sistemas: incluso las mejores soluciones de software se quedan obsoletas y son sustituidas por soluciones más nuevas, rápidas y capaces. Los proveedores y desarrolladores están en constante evolución. Si tiene un contrato de tercerización de nómina de varios años, ¿qué cláusulas existen para garantizar que el software utilizado para pagar a su personal se mantiene actualizado y puede acceder al servicio de asistencia cuando sea necesario?

Cambio organizativo: la estrategia de la empresa cambia; lo que le funcionó el año pasado puede no ser necesariamente adecuado para el próximo. La empresa puede ser objeto de una fusión o adquisición, puede haber cambios en la dirección, puede haber un despliegue en todo el grupo de un nuevo sistema informático que no sea compatible con el software de nómina existente. Los proveedores de nómina tienen que ser capaces de adaptarse a estos cambios.

Accesibilidad de los contactos: uno de los problemas más comunes en la gestión de proveedores de tercerización de nómina es que los gestores no son tan accesibles como deberían. Se puede tardar demasiado en contactar a la persona adecuada para responder a una consulta o resolver un problema, con repetidas llamadas y correos electrónicos sin respuesta. A veces, hay que pasar por muchos niveles de personal o administración antes de recibir una respuesta satisfactoria a una consulta sobre nómina.

Eficacia de la escalada: otro punto problemático es la dificultad para escalar un problema a niveles superiores en el proveedor de tercerización de nómina. Los procedimientos de escalamiento en la empresa proveedora pueden ser lentos e ineficientes, y el problema puede convertirse en una crisis antes de que se pueda obtener ayuda.

Problemas de coordinación: coordinar una relación con un proveedor de tercerización de nómina en varios países es siempre un reto. Pero se hace especialmente arriesgada y ardua cuando se utiliza un modelo de aggregator. La contratación de un proveedor local para cada país hace que el intercambio de conocimientos y la coordinación de las tareas en todas las zonas geográficas sean complejos y requieran mucho tiempo. Los distintos proveedores ofrecerán diferentes niveles de servicio y rendimiento, sin indicadores clave de rendimiento (KPI) comunes. Esto causa problemas desde la perspectiva de los informes centrales, y significa que no hay una visión única del procesamiento global de la nómina. La falta de coordinación de los resultados negociados en múltiples contratos es otro problema común.

Problemas en la relación comercial: cualquiera de los puntos anteriores puede ser la causa de fricción a la hora de gestionar la relación con el proveedor de tercerización de nómina.

Lo ideal es que trabaje con un socio en el que pueda confiar para que se ocupe del trabajo y lo haga bien; alguien a quien pueda pedir ayuda cuando la necesite. Necesita un socio que le proporcione un único punto de contacto con capacidad de respuesta, esté donde esté en el mundo. El acceso directo a los expertos en la materia y al equipo directivo local es un aspecto muy positivo.

Si desea tercerizar sus operaciones de nómina, consulte nuestros servicios globales de nómina. Con presencia en más de 140 países, podemos ayudarle a gestionar su nómina local y el cumplimiento de la normativa, en todo el mundo.