Cinco pasos para constituir una empresa en México
México es un país competitivo para las inversiones gracias a la gran cantidad de oportunidades que ofrece, la ubicación, los tratados internacionales de comercio, la estabilidad macroeconómica, y el tamaño y la solidez de su mercado interno. Sin embargo, puede resultar muy difícil constituir una empresa en el país.
El proceso de constitución de una empresa en México es complejo y puede llevar mucho tiempo si no se comprenden bien las normas y políticas locales. TMF Group es su experto en la materia para guiarle a través de este proceso y lidiar con la complejidad; algo que es particularmente relevante dado que México recientemente subió diez posiciones en nuestro Índice Global de Complejidad Corporativa 2021, y ahora está clasificado como el tercer lugar más complejo para hacer negocios.
Los principales impulsores de este aumento de la complejidad son los requisitos de las interacciones en persona con el estado y la dependencia en los documentos en papel para el proceso de constitución de empresas. Estos factores se ven agravados por las restricciones impuestas durante la pandemia del covid-19.
A continuación, detallamos una serie de factores que deben tenerse en cuenta al considerar a México como jurisdicción para su entidad.
1. Elegir el tipo de entidad
El primer paso para constituir una empresa en México es decidir si el negocio será una entidad, una sucursal o una oficina de representación. Comprender la naturaleza del negocio que se va a llevar a cabo le ayudará en el proceso de toma de decisiones. También es importante determinar si una persona estará físicamente en México para supervisar la constitución de la empresa, o si se asignará un experto en el país que pueda brindar asistencia.
2. Elegir el nombre
Si se elige una entidad en lugar de una sucursal o una oficina de representación, deberá decidir el nombre de la entidad. Elegir entre tres y cinco opciones es la mejor práctica a la hora de solicitar nombres de entidades al Ministerio de Economía. Este proceso puede tomar entre tres días hábiles y una semana antes de la aprobación o rechazo de cualquier nombre propuesto.
En México, la denominación social de una entidad no tiene ninguna relación con las marcas, que deben gestionarse por separado.
También es importante tener en cuenta que las autoridades gubernamentales mexicanas no están vinculadas, sino que todos los registros ante los diferentes organismos gubernamentales son independientes entre sí.
3. Gobernanza
Si la entidad mexicana tiene accionistas extranjeros, hay muchos documentos que serán necesarios para respaldar la constitución. Algunos de estos documentos necesitan ser certificados y apostillados, o legalizados (dependiendo de si el país adhirió a la Convención de La Haya), para que sean efectivos en México.
El papel de un escribano público en México es muy diferente al de muchos otros países. En otros países, un escribano público será un testigo y también firmará documentos. En México, un escribano público es un abogado experimentado designado exclusivamente por el Gobernador del Estado. Su función es firmar y autentificar documentos y proporcionar asesoramiento jurídico si es necesario.
Si alguien en México brinda asistencia al proceso de constitución y actúa en nombre de los accionistas extranjeros, un poder legal específico debe ser preparado y enviado con el fin de ser firmado por el accionista o su representante o representantes, que también tendrá que ser notariado y apostillado con el fin de ser válido.
Mientras se formaliza toda la documentación e información de la constitución de la empresa, se deben redactar los estatutos de la sociedad, ya que todas las entidades corporativas en México deben tenerlos. El acta de constitución se añadirá según las especificaciones de los estatutos (y se incluirá en la misma escritura pública). Es obligatorio que los estatutos de cualquier empresa sean certificados. Una vez firmados los documentos y presentados ante el escribano público, el proceso legal de constitución está completo. El plazo para terminar este paso puede variar dependiendo de cuándo el escribano público mexicano reciba los documentos originales firmados, certificados y apostillados. Siempre que el escribano público reciba toda la documentación requerida, la firma de la constitución debe tomar menos de diez días hábiles.
Toda la documentación de la entidad debe ser enviada al escribano público mexicano con firmas de "tinta húmeda". Las firmas digitales no están actualmente permitidas por las autoridades mexicanas.
Incluso con un experto en la materia en México apoyando la constitución, también vale la pena considerar que una apostilla o legalización podría tomar de dos a tres adicionales, dependiendo de los otros países involucrados.
Los pasos aquí descritos deben hacerse en persona, no de forma virtual o en línea. El escribano público mexicano también supervisa el registro de la empresa ante el Registro Público de Comercio de la ciudad donde la empresa tendrá su domicilio social. Este proceso, que antes tardaba un mes, ahora se puede hacer en un día.
4. Obtener un número de identificación tributaria
Su empresa recién constituida debe contar con un número de identificación fiscal para realizar negocios en México. Los accionistas extranjeros deben tener en cuenta que una identificación tributaria sólo puede ser solicitada por un residente o ciudadano mexicano. Con esto, a la persona correcta se le otorgaría un poder para obtener la identificación fiscal. En caso de no hacerlo, los accionistas celebrarían una asamblea para aprobar una resolución unánime que otorgue el poder a un residente o ciudadano mexicano.
Sin un número de identificación tributaria, todos los registros obligatorios, incluyendo la inscripción ante el Registro Nacional de Inversiones Extranjeras y el Instituto Mexicano del Seguro Social, no podrán gestionarse la apertura de una cuenta bancaria o la emisión de facturas.
La persona que actúe en nombre de la entidad acudirá personalmente a la autoridad fiscal con el acta constitutiva para solicitar el número de identificación fiscal. Este paso también puede ser realizado por el escribano público; sin embargo, el representante debe ir a la oficina del escribano público para firmar la solicitud de identificación fiscal. Es importante tener en cuenta que no todos los escribanos públicos en México prestan este servicio y, sobre todo, que las citas se han visto enormemente limitadas recientemente debido a las regulaciones relacionadas con la pandemia, lo que ha provocado tiempos de espera significativos. Algunas interacciones pueden tardar más de dos meses.
Por último, es muy importante saber que para obtener una identificación fiscal, la empresa debe tener una oficina física en México con un comprobante de domicilio autorizado. Esta ubicación física será registrada ante las autoridades mexicanas, y es también donde la empresa puede ser localizada para verificar su existencia legal y recibir memorandos o notificaciones de las autoridades mexicanas. Esta es una de las partes más desafiantes del proceso de constitución, dado que hay muy pocos documentos que la autoridad fiscal y otras autoridades gubernamentales aceptarán. El proceso de identificación fiscal también es un procedimiento presencial y no se puede hacer virtualmente o en línea.
5. Abrir una cuenta bancaria
Las empresas recién constituidas deben tener una cuenta bancaria mexicana, ya que los impuestos sólo pueden ser pagados por determinados bancos mexicanos. Los bancos internacionales no disponen de las plataformas utilizadas por las autoridades fiscales mexicanas para recibir los pagos de impuestos. Este proceso sólo puede llevarse a cabo después de que la empresa haya recibido su identificación fiscal, lo que puede tardar entre seis semanas y tres meses en establecerse.
El primer paso para abrir una cuenta bancaria es completar el proceso necesario de "Conozca a su cliente" emitido por las instituciones bancarias, de acuerdo con sus propias políticas internas. Este paso requiere más de la mitad del plazo mencionado o, en algunos casos, hasta un mes para su puesta en marcha.
Las instituciones bancarias en México no pueden iniciar el proceso de apertura de una cuenta bancaria sin que se proporcione una identificación fiscal y, por ahora, no se acepta la firma digital. Por ello, este proceso debe realizarse de manera presencial, en una sucursal de la institución bancaria correspondiente.
Contacte a TMF México
TMF México puede ayudarle a aliviar la carga burocrática del proceso de constitución de una entidad, y proporcionar un apoyo administrativo completo a las empresas. Proporcionamos apoyo integral durante todo el proceso de constitución de la entidad, con cumplimiento administrativo legal, servicios de representación, RR. HH. y nómina y servicios contables y fiscales.
Si está planeando expandir su negocio a México, contáctenos hoy mismo para saber cómo podemos ayudarle.
