RH regional e consolidação de folha de pagamento.

Em março de 2020, a fusão entre a Ingersoll Rand e a Gardner Denver reuniu duas empresas globais de produção, cada uma com formas bem-estabelecidas – e bastante diferentes – de trabalhar. Um dos maiores desafios após a fusão, que criou uma nova empresa que herdou o nome Ingersoll Rand, foi o de integrar e consolidar as operações de RH e folha de pagamento de ambos os negócios herdados.

Em nenhum outro lugar este desafio era tão latente quanto na região da Ásia-Pacífico, onde a nova Ingersoll Rand contratou mais de 3.500 profissionais em 13 jurisdições. Antes da fusão, as duas empresas tinham uma mistura de equipes internas de folha de pagamento e um total de 18 prestadores de serviço de folha de pagamento locais e multijurisdicionais terceirizados em toda a região. Somente na China, havia cinco provedores de folha de pagamento diferentes. A empresa tinha uma grande variedade de regras de cálculo da folha de pagamento, processos e mecanismos de pagamento em vigor. Gerenciar esta complexidade era um desafio, e fornecer a folha de pagamento mensal dentro do prazo, com precisão e em compliance, era quase impossível.

Para garantir o sucesso da consolidação e transição das operações de RH e folha de pagamento em toda a região, a Ingersoll Rand criou uma nova equipe, liderada por Gery Qian, Head of Total Rewards and RH Services para a região da Ásia-Pacífico. “Um valor fundamental para a Ingersoll Rand é um foco intenso na excelência – não apenas em relação aos produtos e clientes, mas também para os funcionários”, explicou Gery Qian. “Reconhecemos a necessidade de uma operação abrangente de RH e folha de pagamento que fornecesse excelência, mês a mês, para todos os nossos funcionários da região da Ásia-Pacífico”.

O desafio para Qian e sua equipe era padronizar e integrar os processos de RH e folha de pagamento em toda a região, harmonizar as estruturas de remuneração e benefícios que eram amplamente variáveis, e estabelecer processos uniformes para lidar com outras atividades de fusão e aquisição (Merge and Acquisition – M&A) na região sem problemas.

Tendo inicialmente embarcado na criação de uma operação de folha de pagamento combinada internamente, Qian e sua equipe logo perceberam que ela não entregaria o que eles precisavam em tempo hábil, de maneira econômica, ou de forma que se alinhasse com a estratégia de longo prazo da empresa de terceirização de atividades não essenciais.

A partir disto, uma busca por uma solução terceirizada foi iniciada. Um membro da equipe de folha de pagamento da Ingersoll Rand já havia tido uma boa experiência de trabalho com a TMF Group, e a empresa foi convidada a concorrer com dois outros fornecedores.

“Optamos rapidamente pela contratação da TMF Group, principalmente pela sua abordagem profissional e atenciosa durante o processo de seleção”, disse Qian. “A empresa conseguiu se comprometer com nosso curto tempo de implementação e mostrou grande flexibilidade para atender às nossas necessidades bastante complexas”.

“A TMF Group tinha experiência comprovada em lidar com a consolidação, coordenação e padronização da folha de pagamento de carve-outs de M&A em um curto período de tempo. Além disso, a TMF Group é a única provedora com uma rede capaz de fornecer experiência local – em áreas como legislação trabalhista e regras de imposto de renda individual – para garantir o compliance com as regulamentações locais em toda a região da Ásia-Pacífico”.

O projeto de consolidação da folha de pagamento da Ingersoll Rand não estava apenas sujeito a um cronograma restrito – de apenas seis meses do início ao fim – também envolveu uma série de “partes móveis” que tornaram a implementação bastante complexa. Como mencionado anteriormente, a experiência, processos e sistemas locais de folha de pagamento variavam muito em toda a região, com algumas empresas locais dependendo muito de fornecedores estrangeiros. A Ingersoll Rand estava lançando simultaneamente um novo sistema de informações de RH (HRIS), SAP® SuccessFactor, e no meio do projeto, em 2021, a empresa adquiriu a Seepex como parte de sua estratégia de crescimento. Esta foi uma das maiores aquisições da Ingersoll Rand, tendo um impacto expressivo na Ásia em comparação com outras operações de M&A da empresa nesta região, e precisou que mais 200 funcionários fossem adicionados à folha de pagamento.

Foi de grande ajuda ter um gestor de projeto global da TMF Group para nos guiar pelas etapas de implementação em cada jurisdição”, acrescentou Qian. “Os escritórios locais da TMF Group ofereceram uma experiência inestimável sobre as regulamentações locais, apoiadas por um serviço profissional. A equipe identificou e nos ajudou a abordar alguns fatores de risco em torno do processo e dos cálculos da folha de pagamento locais que foram herdados, então agora estamos totalmente em compliance”.

“A experiência da empresa em estabelecer uma interface, incluindo tradução e validação de dados, com sistemas de informação de RH também foi muito importante. Graças a isto, agora podemos utilizar o painel do TMF Horizon para ter uma visão geral completa do fornecimento de folha de pagamento, incluindo métricas sobre pontualidade e precisão, o que é extremamente valioso”.

“Nosso projeto de consolidação de folha de pagamento teve muitas “partes móveis” para alinhar em um curto espaço de tempo; a TMF Group contribuiu muito para o seu sucesso”.

A TMF Group agora fornece suporte contínuo para as operações de folha de pagamento da Ingersoll Rand na região da Ásia-Pacífico. Isto inclui a apresentação de atualizações e orientações regulatórias sempre que necessário, por exemplo, sobre como lidar com novos ingressantes ou desistentes, ou o impacto de novas regulamentações.

“Desde que concluímos o projeto de consolidação da folha de pagamento, encontramos cada vez menos erros na precisão da folha de pagamento, bem como o fornecimento uniforme e dentro do prazo”, continuou Qian. “Hoje em dia é raro ver dados suspeitos. Temos mais tempo para as tarefas de valor agregado, como revisar processos internos para melhorar a eficácia e a eficiência, bem como a maior disponibilidade de tempo para a autorizações e aprovações. Como resultado, nossa equipe de folha de pagamento está definitivamente tendo que fazer menos horas extras!”.

“Isto é uma prova do profissionalismo, comprometimento e atenção aos detalhes da equipe da TMF Group”.

A TMF Group tinha experiência comprovada em lidar com a consolidação, coordenação e padronização da folha de pagamento de carve-outs de M&A em um curto período de tempo. Além disso, a TMF Group é a única provedora com uma rede capaz de fornecer experiência local – em áreas como legislação trabalhista e regras de imposto de renda individual – para garantir o compliance com as regulamentações locais em toda a região da Ásia-Pacífico.

A Ingersoll Rand Inc. (NYSE: IR) é uma líder de mercado global com uma grande variedade de tecnologias inovadoras e de missão principal voltadas para o ar, fluidos, energia, veículos especiais e tecnologias médicas, fornecendo serviços e soluções para aumentar a produtividade e eficiência industriais. Ela fabrica uma das mais amplas e completas variedades de compressores, bombas, aspiradores e sopradores em seus mercados, que, quando combinados com sua presença global e experiência em aplicações, permitem que a companhia ofereça produtos e serviços diferenciados a seus clientes. Desde a fusão com a Gardner Denver no início de 2020, a empresa tem mais de 300 anos de experiência combinada e expertise inovadora.

• Receita anual de US$ 5.4 bi (2020)
• 16.000 funcionários em todo o mundo
• Clientes em mais de 175 países
• Mais de 40 marcas líderes de mercado
• 65 instalações principais de produção.

• Serviços prestados pela TMF Group: Folha de pagamento e gestão de RH
• Jurisdições onde atendemos a Ingersoll Rand: 13 jurisdições em toda a região da Ásia-Pacífico
• Número de funcionários: Mais de 3.500