Superando a complexidade local em um ambiente de serviços compartilhados
Em busca de maior eficiência, empresas multinacionais estão recorrendo cada vez mais a centros de serviços compartilhados para centralizar as áreas financeira, contábil e de reporte em suas operações globais. As vantagens são evidentes: processos mais ágeis, redução de custos e maior consistência em escala. No entanto, a crescente complexidade regulatória em nível local pode tornar a centralização total desafiadora. O sucesso depende da combinação de sistemas digitais com expertise local para cumprir o “last mile” do compliance.
É possível desenvolver um centro de serviços compartilhados (shared service centre – SSC) bem-sucedido à medida que as exigências de reporte entre diferentes países se tornam mais complexas? A resposta é sim – mas apenas se você integrar uma sólida expertise local às operações centralizadas.
Isso é particularmente verdadeiro no que diz respeito ao reporte financeiro estatutário e ao compliance fiscal, áreas em que as normas, os formatos e as exigências de envio de informações locais continuam divergindo entre as jurisdições. De acordo com a edição mais recente do Índice Global de Complexidade Corporativa (GBCI) da TMF Group, as empresas enfrentam uma complexidade significativamente maior em nível local do que em nível global ao gerenciar obrigações de reporte estatutário, o que reforça a necessidade de contar com expertise local.
O que é um centro de serviços compartilhados?
Um centro de serviços compartilhados (SSC) é um modelo operacional centralizado no qual as empresas consolidam funções como contabilidade, elaboração de relatórios e processos administrativos para aumentar a eficiência, reduzir custos e padronizar operações em escala. Embora os SSCs sejam altamente eficazes para processos financeiros transacionais, surgem desafios quando atividades localizadas, como a elaboração de relatórios estatutários e o compliance fiscal, são incluídas no escopo.
A complexidade local está aumentando
As exigências regulatórias podem variar significativamente entre as jurisdições atendidas por um SSC, e a elaboração de relatórios estatutários pode ser uma tarefa particularmente desafiadora. Ao contrário das transações contábeis padronizadas, os relatórios financeiros estatutários baseiam-se em julgamentos e são moldados por regulamentações locais, exigências linguísticas e formatos de apresentação específicos. Isso dificulta a padronização global, uma vez que tais exigências estão frequentemente sujeitas a alterações.
Os líderes da área financeira precisam lidar com relatórios em múltiplos idiomas, formatos e unidades monetárias, ao mesmo tempo em que devem adotar as normas locais de Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (Generally Accepted Accounting Principles – GAAP), quando aplicável. Consequentemente, os desafios contábeis locais persistem, apesar dos esforços para otimizar processos e avançar na transformação digital.
O mais recente Índice Global de Complexidade Corporativa (GBCI) da TMF Group mostra que as empresas continuam enfrentando dificuldades relacionadas à complexidade local, especialmente no que diz respeito a obrigações contábeis, fiscais e de gestão de entidades.
O índice revela que a proporção de jurisdições que exigem que todas as empresas adotem as normas locais de GAAP subiu para 64%, reforçando a complexidade local no compliance contábil global.
Em resposta às crescentes demandas regulatórias, as organizações buscam adotar novas tecnologias para padronizar e acelerar o processamento de transações – o que é, possivelmente, o maior atrativo do modelo de SSC.
Os principais desafios enfrentados pelas empresas são o gerenciamento da fragmentação regulatória, as mudanças rápidas e a digitalização. É preciso dispor de uma tecnologia eficiente para atender às exigências com agilidade; caso contrário, regulamentações mais rigorosas geram uma enorme carga de trabalho adicional. Automatizar processos e concentrar-se nas exceções, em vez de em cada transação individual, ajuda a gerenciar os riscos de forma eficaz.
Desafios de compliance fiscal em centros de serviços compartilhados
O compliance fiscal apresenta um desafio específico nos modelos de centros de serviços compartilhados. Os prazos de entrega de declarações, as exigências de documentação e a interação com as autoridades fiscais locais variam significativamente de acordo com a jurisdição, aumentando o risco de erros e atrasos quando os processos fiscais são tratados como atividades transacionais totalmente padronizadas.
Esse desafio pode ser enfrentado combinando a execução centralizada com expertise fiscal local direcionada, para gerenciar de forma eficaz os requerimentos de compliance específicos de cada jurisdição.
Equilibrando tecnologia e compliance local em centros de serviços compartilhados
Não se concentre apenas na tecnologia
Os rápidos avanços nos sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais (Enterprise Resource Planning – ERP), na Automação Robótica de Processos (Robotic Process Automation – RPA) e na IA agentic trouxeram ganhos significativos de eficiência para as operações financeiras centralizadas. Transações padronizadas podem ser processadas com mais rapidez e menor custo, tornando os centros de serviços compartilhados altamente eficazes para a contabilidade transacional.
No entanto, a digitalização, por si só, não consegue resolver os desafios relacionados a obrigações acessórias e compliance em nível local.
Onde os modelos de ERP global falham
Um centro de serviços compartilhados de finanças é geralmente projetado para executar um processo específico – como a contabilidade transacional – de forma mais eficiente do que equipes locais. Do ponto de vista de relatórios corporativos, a implementação de um sistema ERP global pode parecer a solução ideal.
Na prática, essa abordagem frequentemente apresenta falhas no que diz respeito ao compliance local. As exigências fiscais e estatutárias variam conforme a jurisdição e mudam frequentemente, tornando impossível que a tecnologia, por si só, atenda a todas as obrigações em cada país.
Requerimentos relacionados à adoção de idiomas específicos, legislação local e alterações fiscais exigem, inevitavelmente, intervenção manual e conhecimento especializado. Organizações que buscam a localização de sistemas financeiros para múltiplos países podem se beneficiar de uma abordagem prática e objetiva, capaz de reduzir riscos, aumentar a eficiência e promover um compliance sustentável.
Os limites da padronização
Como as organizações podem, de forma realista, acompanhar as exigências estatutárias de relatórios em diferentes países quando as regras estão em constante mudança? Chega um momento em que processos totalmente padronizados atingem seu limite.
É necessário um equilíbrio delicado para alinhar operações centralizadas às realidades regulatórias locais. Saber onde os centros de serviços compartilhados agregam mais valor – e onde as exigências legais e fiscais locais limitam a padronização – é fundamental para o compliance e a gestão de riscos a longo prazo.
O papel da expertise local
Então, qual é o melhor caminho a seguir para os líderes financeiros que buscam centralizar as funções contábeis e financeiras, garantindo, ao mesmo tempo, o compliance local?
A resposta está na integração da expertise local ao modelo de serviços compartilhados. Organizações que operam em múltiplas jurisdições precisam de acesso a experts que conheçam os requerimentos locais de compliance. O fator tempo é crucial – as mudanças regulatórias estão acelerando à medida que as jurisdições buscam recuperar receitas perdidas durante a pandemia ou combater a evasão fiscal, aumentando a pressão sobre os líderes financeiros.
Alcançando o “last mile” do modelo de SSC
Para minimizar riscos, agora e no futuro, os líderes financeiros precisam equilibrar a transformação digital com uma gestão eficaz do compliance local – mesmo enquanto enfrentam demandas crescentes por maior eficiência e pela terceirização de atividades específicas.
Isso exige uma abordagem mais estratégica em relação aos serviços compartilhados: aproveitar a centralização impulsionada pela tecnologia para processos transacionais de alto volume, ao mesmo tempo em que se conta com a expertise local para gerenciar relatórios estatutários e o compliance fiscal. Juntos, esses elementos completam o “last mile" rumo a uma eficiência sustentável.
Principais conclusões
- Centralizar as áreas financeira, contábil e de relatórios por meio de um SSC melhora a consistência, a velocidade e o controle de custos
- Os requerimentos regulatórios, fiscais e estatutários variam significativamente entre as jurisdições
- Padronizar os requerimentos locais de reporte em vários países pode ser um desafio em grande escala
- Sistemas ERP e a automação aumentam a eficiência, mas não resolvem totalmente os desafios de compliance local
- Os SSCs bem-sucedidos combinam sistemas centralizados com capacidade local
- O conhecimento local continua sendo essencial para suprir a lacuna final no compliance estatutário e fiscal
