Классическая модель, которая предписывает иметь собственный отдел по расчету заработной платы, сегодня не работает во многих международных компаниях. Вот почему делегирование бэк-офисной глобальной деятельности по расчету заработной платы профессиональному партнеру по оказанию бизнес-услуг является экономически выгодным решением.
Управление персоналом и расчет заработной платы — одни из самых важных задач в сфере бэк-офиса. В конце концов, мы имеем дело с зарплатой и благосостоянием сотрудников, не говоря уже о том, что ни один бизнес не может работать без своих людей. Поэтому важно, чтобы сотрудникам платили правильно и вовремя, так как малейшая ошибка может вызвать взрывную волну дискомфорта и недоверия во всей компании.
Проблемы и «подводные камни» глобальной системы расчета заработной платы
Классическая модель, которая предписывает иметь собственный отдел по расчету заработной платы, сегодня не работает во многих международных компаниях. Довольно часто компании осуществляют свою деятельность в более чем 20 странах, но в большинстве из них работают менее 100 сотрудников (а зачастую и намного меньше). Это представляет собой проблему при попытке предоставить полный спектр услуг бэк-офиса, включая расчет заработной платы, в каждой стране, и является основной причиной существования независимых поставщиков услуг.
При выборе решения для глобального расчета заработной платы основное внимание следует уделить поиску такого решения, которое наилучшим образом отвечает требованиям нормативно-правового соответствия в каждой стране, в которой работает компания. Если, кроме этого, решение экономически эффективно и обеспечивает необходимый уровень технологий для удовлетворения потребностей бизнеса, оно не только подойдет компании, но и будет легко продаваться ключевым внутренним заинтересованным сторонам.
Однако многие компании думают наоборот. Они начинают с позиции «сокращения затрат». Проблема такого подхода заключается в том, что, создавая свои решения, компании вскоре понимают, что первоначальное сокращение затрат длится недолго. Часто требуются дополнительные услуги, а в управлении процессом появляются неэффективные затраты, которые могут быстро умножиться при применении к международной деятельности. Сокращение расходов также может привести к проблемам с соблюдением нормативно-правовых требований, что чревато крупными штрафами или даже судебным преследованием.
Еще одна распространенная ошибка — слишком полагаться на дорогостоящее технологическое решение и считать, что оно будет работать в любой другой стране, в которой работает компания. Технологически ориентированные решения могут хорошо работать в некоторых странах, но никогда не смогут полностью подойти для всех стран мира. И хотя они могут предложить привлекательную платформу с большим количеством функций, когда дело доходит до соблюдения местных норм, большинство решений:
- не соответствуют местным нормам и правилам;
- не полностью адаптированы к местному рынку; либо
- требуют дополнительной работы (и дополнительных затрат).
Во многих случаях они все равно не справляются со своей задачей.
Еще один распространенный «подводный камень» при внедрении глобального решения по расчету заработной платы — выбор в пользу агрегатора, обещающего высокую функциональность и экономию средств. В реальности, спустя один-два года, расходы часто оказываются выше, несмотря на более высокий уровень вовлеченности компании в управление операциями на глобальном уровне.
Более простой и более эффективный подход
Именно здесь экспертная поддержка может реально помочь руководителям глобальных служб расчета заработной платы принять взвешенное решение, которое действительно работает на бизнес. Отправной точкой любого глобального решения для расчета заработной платы должно быть соответствие местным нормам и правилам, а также «гигиеническим факторам» в части своевременной и точной выплаты заработной платы сотрудникам. Затем могут быть добавлены другие требования, например, связанные с функциональностью и интеграцией платформы.
Существует два распространенных способа привлечения внешних специалистов по расчету заработной платы:
- посредством заключения договоров с местными поставщиками услуг, которые будут обладать необходимыми местными знаниями и быстро адаптироваться к изменениям в местном регулировании;
- через агрегатора, который выступает в роли глобального подрядчика, заключающего субподряд с местными поставщиками услуг (полностью или почти полностью), и часто предоставляет платформу для управления работой и обеспечения прозрачности.
Большим недостатком использования местных поставщиков услуг является огромное количество времени, которое штатная команда по расчету заработной платы должна будет посвятить управлению этими отношениями. Кроме того, языковые барьеры и отсутствие собственных знаний о местных нормативных актах часто означают слепое доверие к местному поставщику услуг.
Когда дело доходит до использования агрегаторов, общими проблемами являются: отсутствие доступа к местным поставщикам услуг, отсутствие гибкости для быстрого заключения договоров на новые услуги или для изменения существующих услуг (из-за более длинной цепочки подчинения), и, возможно, самое главное, нежелание агрегатора предоставлять дополнительные услуги в местах, где местный поставщик услуг будет терять деньги.
Кроме того, платформы большинства агрегаторов не являются по-настоящему глобальными: они могут работать не во всех странах или могут требовать дорогостоящих интерфейсов.
Лучшее из двух подходов
Найдите партнера, который управляет глобальной системой расчета заработной платы таким образом, чтобы получить лучшее из двух подходов. Идеальным вариантом будет сотрудничество с поставщиком услуг по расчету заработной платы, который поможет вам соблюдать соответствие местному законодательству, предлагая при этом высококачественные платформы и координационные услуги.
Обязательно найдите себе партнера:
- с глобальным присутствием и экспертами в сфере расчета заработной платы на местах, которые говорят на местном языке и понимают местное законодательство;
- который предоставит вам доступ к своим местным специалистам;
- с офисами, которые придерживаются стандартов, необходимых для обеспечения нормативно-правового соответствия, и международного права;
- способного реагировать на потребности, связанные с расчетом заработной платы, в любой стране;
- обладающего независимостью, которая позволяет ему работать с любой юридической компанией и технологической платформой (с системой учета рабочего времени, автоматизированной системой управления персоналом, системой управления предприятием и т.д.) по вашему выбору.
Глобальные услуги по расчету заработной платы «ТМФ Груп» отвечают всем вышеперечисленным требованиям. Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше.