ERP本地化项目管理：实用指南
随着企业着力整合并简化跨多个司法管辖区的会计与税务（A&T）处理，全球企业资源规划（ERP）市场持续增长。ERP本地化的推动力不仅来源于企业的全球商业雄心，还包括不断扩张的国际业务、税务管理3.0转型以及持续变化的会计与税务要求。
尽管这些因素推动了ERP本地化的发展，但根据Gartner的研究，55%至75%的ERP本地化项目未能实现其目标——TMF Group的客户反馈和客户调查也证实了这一点。
那么，企业如何确保ERP本地化工作能够成功，并在各个司法管辖区内收获预期成效？
准备是关键
全球ERP系统本身规模庞大且复杂，涉及众多动态环节。会计与税务本地化则进一步增加了其复杂性。为了克服挑战，企业必须在实施之前投入足够的时间进行准备，以确保ERP本地化项目顺利高效地运行，并能够收获预期成果。
准备工作分为四个阶段：信息收集、差距分析、方案确定和决策制定。
1. 收集正确信息
务必收集准确且现时的信息，包括数据处理、特定工具/API、本地会计、税务、发票和其他报告流程方面的要求，因为这些会因司法管辖区而异。文件存储规则就是一个典型案例。中国、土耳其等国不允许在ERP系统中存储文件，这就要求企业了解本地政策并制定替代方案。此外，企业还应考虑哪些司法管辖区要求本地税务机关的特批。
2. 识别差距
在确定本地需求后，就必须识别系统中可能阻碍需求实现的差距。企业需要明确ERP系统应呈现的样子。如果存在系统无法管理的某些功能，那么要通过怎样的流程实现？对ERP系统进行全面分析有助于识别技术和知识的差距。例如，是否需要新的工具、界面或功能？企业内部具备多少管理ERP本地化项目所需的知识、专业技能和能力？
3. 确定方案
企业应从IT和会计与税务的角度了解如何配置其ERP系统。找到简化系统的机会，将减轻行政管理负担。当前和未来的流程应该是怎样的？角色和职责如何划分？ERP系统必须符合本地的会计与税务政策及数据要求，并能够适应政策变化和更新。在集成、整合和升级ERP系统时，企业应寻找机会重塑和改进流程，而不是简单地延续旧流程。应仔细审查所有内容，以发现潜在的改进点。
4. 做出明确决策
对于ERP本地化项目的交付和上线时间，企业必须审慎决策；这类期限往往较为宽松，容易出现一再延长的情况。在项目启动之前，企业应决定如何领导项目、由谁处理文档、需要哪些培训、是否需要外部ERP本地化顾问，以及如何衡量和控制成本。
一旦完成这些详尽的准备工作，企业便能开始实施其ERP本地化项目。
TMF Group的成功框架
多年来，TMF Group与众多客户合作开展ERP本地化项目，因此熟悉常见陷阱及规避方法。为了确保跨国ERP本地化项目的成功，我们开发了一套涵盖五大关键支柱的项目框架：需求、数据、流程、人员和测试。
1. 需求
在ERP本地化项目的最初阶段，务必明确预期成果和目标。企业必须明确，希望系统实现哪些功能，并了解实现目标所需的信息。这些需求必须记录并传达给内部团队、IT部署合作伙伴和本地化顾问，尤其是在全球范围内进行ERP本地化时，因为各地的需求和义务差异很大。
2. 数据
任何ERP本地化项目都必须考虑到两种主要的数据形式：与会计、税务和发票相关的本地法规；遗留系统中的现有财务数据。
本地法规千差万别，必须在ERP系统中正确体现。例如在英国，有关ERP系统中会计科目表和次级分类账设置的特定格式规则已经放宽。不过，英国税务海关总署（HMRC）推出了“数字化税务”（MTD），要求增值税注册企业以数字方式提交增值税申报，且不得进行人工干预。
此外，企业往往需要从遗留系统向新ERP系统转移大量数据（尤其在并购的情况下）。此时，应评估当前数据并执行数据清理和验证流程，确保只有必要的数据被引入新的或更新后的ERP系统中。数据映射和迁移流程必须尽可能顺畅高效。这可能涉及旧数据的自动迁移，或通过手动数据传输来重新构建数据库，甚至可能涉及独立的外部流程。企业必须为这一重要步骤留出足够的时间。
3. 流程
与数据一样，在实施新ERP系统之前，必须对流程进行全面评估。企业应进行流程审查，以确保正确记录所有当前流程。企业还需考虑应如何在新的ERP系统改变流程以实现本地化。其他需要关注的问题包括：哪些流程应人工操作、哪些应自动化，以及本地规则的实际应用将如何影响流程。在前文所述的英国案例中，增值税申报必须使用符合MTD标准的软件。尽管可以使用第三方软件，但ERP流程仍需相应调整、确认并记录。
重要的是要记录和绘制业务流程图（负责人的任务、实施的地点、方法和时间）以及角色和职责（负责主体及其访问权限）。这需要大量前期工作，但从长远来看是有益的。
不同的ERP系统具有不同的会计与税务报告功能，因此务必了解流程对功能的影响。企业必须为此投入足够的时间，并为潜在延误预留缓冲时间。
4. 员工
必须明确项目的主要利益相关方：内部会计与税务专家、外部ERP本地化专家、IT部署合作伙伴和系统的最终用户。所有相关方都应参与ERP本地化项目。
ERP本地化专家更是发挥着重要作用。ERP本地化专家不仅熟悉本地和国际规则，还能提供高效的流程解决方案。此外，他们能够在必要时找到替代方案，将税务与会计规则转化为对IT供应商的指示，并且能够在ERP本地化项目中担任端到端项目经理。
5. 测试
测试至关重要，却常常成为项目失败的原因，因为企业往往会低估其重要性。在上线之前，必须对系统的所有功能、配置和报告进行测试（包括事务级别测试）。企业必须为场景验证、安全测试和访问权限测试留出足够的时间，以便在系统上线之前发现并纠正任何配置或安全访问问题。
在跨司法管辖区企业的会计与税务合规过程中，ERP本地化逐渐成为不可或缺的一部分。早期准备和流程分析不仅有助于高效推进ERP本地化项目，还能确保系统在长期内适应不断变化的法律法规。
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