Lidiar con los obstáculos de la gestión global de entidades
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Lidiar con los obstáculos de la gestión global de entidades

17 enero 2022

Una amenaza oculta, o una fuente de peligro incierta: ésa es la definición de un obstáculo.

Cuando se dirige una empresa multinacional, hay muchas dificultades que se deben considerar. Especialmente cuando se trata de la gestión global de entidades. El alcance internacional de la normativa, la complejidad jurisdiccional local y el riesgo de incumplimiento plantean desafíos esenciales y cada vez mayores para las empresas internacionales que buscan oportunidades comerciales en el extranjero.

En este artículo, analizaremos cómo la apertura de una cuenta bancaria en el extranjero puede suponer un obstáculo y retrasar la constitución de una empresa de manera considerable. También examinamos cómo mantener las entidades existentes en buenas condiciones y, por último, cómo los procesos internos pueden ocasionar grandes trastornos.

Estar al tanto de las pequeñas cuestiones: abrir una cuenta bancaria

A menudo, los retrasos en el establecimiento y la preparación para hacer negocios en una jurisdicción pueden no provenir de las normas establecidas por su gobierno, como se podría pensar, sino de organismos del sector privado, como los bancos. En muchas jurisdicciones, los bancos están muy regulados y realizan importantes comprobaciones antes de crear entidades con cuentas bancarias corporativas, sobre todo para las empresas que llegan desde el extranjero.

En promedio, la apertura de una cuenta bancaria desde el extranjero lleva más tiempo que el propio proceso de constitución. En algunas jurisdicciones, hay plazos muy diferentes para la constitución y la apertura de una cuenta bancaria. Por ejemplo, en Malta, Hong Kong y los Países Bajos, la constitución de una empresa suele ser posible en una semana, mientras que la apertura de una cuenta bancaria desde el extranjero lleva más de seis meses.

El Índice Global de Complejidad Corporativa (GBCI) de TMF Group explora los factores que impulsan el éxito o el fracaso de la expansión empresarial internacional, incluyendo detalles sobre la apertura de cuentas bancarias en las 77 jurisdicciones que evalúa el informe. 

El plazo más rápido para abrir una cuenta bancaria es de dos a tres semanas; este es el caso del 16 % de las jurisdicciones evaluadas en el GBCI. En la mayoría de las jurisdicciones, el 41 %, se tarda alrededor de un mes. 

Sin embargo, puede llevar bastante más tiempo. En el 28 % de las jurisdicciones, la apertura de una cuenta bancaria lleva de dos a tres meses. Y en el 7 % y el 8 % de las jurisdicciones, respectivamente, puede tardar incluso de cuatro a seis meses, y más de seis meses.

Estos datos demuestran que el proceso de apertura de una cuenta bancaria no debe darse por sentado, como parte de la creación de una entidad y su preparación operativa. El mejor consejo que podemos dar a quienes abren una cuenta bancaria para una nueva entidad en el extranjero es que inicien el proceso cuanto antes. 

Las empresas también deben evitar el error de suponer que los procesos serán iguales o incluso similares en las distintas jurisdicciones. Hay un gran número de obstáculos con los que hay que lidiar, y pueden variar mucho de una jurisdicción a otra. 

A menudo son los pequeños detalles los que pueden tener un gran impacto y causar retrasos. Para abrir una cuenta bancaria en EE. UU., por ejemplo, se necesita un número de identificación fiscal; no es necesariamente problemático obtenerlo, pero hay que tenerlo antes de iniciar las conversaciones con un banco para abrir una cuenta. 

El médico le verá ahora: realizando un chequeo para evaluar el estado de la entidad

En este entorno normativo en rápida evolución, es importante saber que sus entidades están al día. Una buena práctica es revisar el estado de todas sus entidades al menos una vez al año. Aunque parece algo fácil de hacer, en realidad puede ser difícil y puede requerir apoyo en el país para llevarlo a cabo correctamente. 

Una revisión del estado de la entidad debe cubrir algunos de los aspectos básicos de la entidad, como su nombre, número de registro, fecha de constitución, estado comercial, domicilio social y domicilio principal de la empresa. Además, debe brindarse la información relativa a las acciones (tipos, números, valores, capital), los accionistas, los estados financieros (presentaciones, informes de fin de año, plazos, última fecha de presentación), las reuniones del consejo de administración, los directores y funcionarios y los poderes legales.

Una empresa puede realizar una comprobación externa con las autoridades locales, como la cámara de comercio local, dependiendo de la jurisdicción, para ver si todos los documentos están archivados y los directores, las reuniones del consejo, los domicilios, etc., están al día. Internamente, la empresa puede comprobar con las partes interesadas de los ámbitos fiscal, jurídico y financiero si se han llevado a cabo todas las acciones necesarias.

Si no funciona bien, corríjalo: procesos internos 

Realizar un chequeo del estado de sus entidades es importante, pero al mismo tiempo hay que prestar atención a sus procesos internos para ver cómo están funcionando. 

Tenemos la tendencia a ser demasiado tolerantes, o incluso negligentes, cuando se trata de procesos internos relacionados con el cumplimiento y la gestión de las entidades. Cuando el mal funcionamiento empieza a ser evidente, ya es demasiado tarde.

Algunas señales claras de que sus procesos no funcionan correctamente son las siguientes:

1. Las cuentas de la empresa se presentan con retraso

Todos sabemos que los errores ocurren y que las circunstancias inesperadas pueden hacer que se incumplan los plazos. Pero el retraso crónico de su documentación es un claro indicio de que sus procesos actuales deben ser revisados.

2. Notificaciones de los reguladores 

Las autoridades que realizan controles aleatorios y auditorías por sorpresa no deberían hacer saltar las alarmas. Sin embargo, si está recibiendo un nivel inusualmente alto de notificaciones de las autoridades de una jurisdicción concreta solicitando más información sobre las actividades de su empresa, hay una posibilidad razonable de que algo vaya mal.

3. Recibir multas por incumplimiento

Si una o varias de sus entidades no cumplen la normativa y reciben sanciones por ello, la situación es grave y debe actuar con rapidez para resolver los problemas de los procesos.

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Nuestra combinación de alcance global, conocimiento local y experiencia en varias áreas profesionales es su respuesta para lidiar con los obstáculos que presenta la gestión global de entidades.

Si necesita apoyo o asistencia para la constitución de una entidad en el extranjero, incluida la apertura de una cuenta bancaria, la realización de una comprobación del estado de la entidad o la auditoría de los procesos internos, contáctenos hoy mismo.

Lisa Wilcox

Country Leader