Usługa sekretariatu korporacyjnego dla firm międzynarodowych
Administrowanie spółkami zależnymi czy oddziałami w poszczególnych krajach jest sporym problemem dla międzynarodowych korporacji. Muszą one wypełniać obowiązki prawnopodatkowe odrębnie dla każdego państwa, w którym prowadzą działalność. Polska pod tym względem stanowi dla takich firm duże wyzwanie.
Polska zajęła dziewiąte miejsce w kolejnej edycji Indeksu Zgodności z Przepisami 2018, przygotowanej przez TMF Group. Indeks ocenia 84 jurysdykcje na świecie pod kątem trudności, jakie napotykają firmy w przestrzeganiu lokalnych przepisów i związanych z nimi kwestii. Pozycja Polski w rankingu oznacza, że jako jedyny europejski kraj znaleźliśmy się wśród dziesięciu państw, w których stopień skomplikowania prawa jest bardzo wysoki. Przedsiębiorstwa zagraniczne pragnące rozwijać biznes w naszym kraju napotykają wiele przeszkód. Do głównych należy czasochłonny proces rozpoczęcia działalności, zwłaszcza wtedy, gdy firma ma wielu zagranicznych udziałowców. Choć mamy jeden system prawny, to sądy w różnych okręgach mogą odmiennie interpretować przepisy, co prowadzi do niekonsekwentnego podejścia do sprawozdawczości i egzekwowania wymogów prawnych.
Co prawda, Polska podjęła zdecydowane kroki, aby uprościć regulacje, ale globalne tendencje zmierzające do przejrzystości finansowej i obowiązki związane z przestrzeganiem przepisów stają się coraz bardziej przytłaczające dla szefów firm i ich zespołów prawnych. Obejmują one BEPS (Base Erosion and Profit Shifting), CRS (Common Reporting Standard), AMLD5 (Anti money Laundering Directive), UBO (Ultimate Beneficial Owner), GDPR (General Data Protection Regulation – RODO, Rozporządzenie ogólne o ochronie danych osobowych). Menedżerowie mają następujący wybór – mogą radzić sobie z tym we własnym zakresie lub zdecydować się na współpracę z partnerem, który zapewni im globalną obsługę i profesjonalną pomoc w danym kraju. W podstawowym zakresie pomocy mieści się przeprowadzanie rocznych i nadzwyczajnych zgromadzeń wspólników, dokonywanie podziałów dywidend, podejmowanie uchwał dla każdej filii spółki międzynarodowej lub firm przynależących i partnerów w spółce joint venture.
Powyższe dowodzi, że niezależnie od wielkości firmy, lokalizacji lub tego, czy jest ona publiczna czy prywatna, istnieje potrzeba solidnego globalnego programu sekretariatu korporacyjnego (Corporate Secretarial – CoSec), który łączy efektywną administrację podmiotów, zarządzanie, zgodność i systemy ograniczania ryzyka. TMF Group wychodzi naprzeciw potrzebom przedsiębiorców i oferuje komplet usług z zakresu sekretariatu korporacyjnego.
„Istnieje wiele nowych przepisów i nowych raportów, które korporacje międzynarodowe muszą przedstawić lokalnym lub centralnym organom, np. notariuszowi, firmowemu sekretarzowi lub Europejskiemu Bankowi Centralnemu. Jeśli dane nie są skonsolidowane lub przedstawione w odpowiednim formacie, istnieje ryzyko, że spółka może nie być w stanie kontynuować działalności w niektórych krajach. Dla przedsiębiorstwa międzynarodowego (MNC – Multi national companies MNCs), jak również dla wewnętrznego doradcy, reputacja dotycząca prowadzenia biznesu może być zagrożona” – wyjaśnia Priscila Westerhof-Fittipaldi, dyrektor portfolio globalnych usług sekretariatu korporacyjnego w TMF Group.
Przypadek Victaulic
Dla wewnętrznych doradców i ich zespołów jednym z głównych priorytetów jest pomoc firmie w utrzymaniu płynności i prowadzenia interesów zgodnie z prawem na całym świecie. Oznacza to nadzór, kontrolę i przewidywanie potrzeb biznesowych. Utrzymanie wszystkiego we własnym zakresie może wydawać się optymalnym rozwiązaniem, jednak zarządzanie korporacją i zgodnością w wielu oddziałach na całym świecie jest czasochłonnym zadaniem. Wykwalifikowani specjaliści muszą spędzać setki godzin na monitorowaniu terminów, interpretowaniu lokalnych przepisów, a następnie przygotowywaniu i wysyłaniu tych dokumentów w lokalnym języku (po uprzednim umiejscowieniu, uwierzytelnieniu notarialnym i legalizacji). Ponadto niezbędne jest przeprowadzanie okresowej kontroli zagadnień formalnoprawnych, aby ocenić w perspektywie globalnej stan ich zgodności. Za każdym razem, kiedy jest włączana spółka zależna w nowej jurysdykcji, wyzwanie rozpoczyna się na nowo, nawet przy świetnym zarządzaniu projektowym. „Żeby robić to samodzielnie, menedżer musi koordynować wszystkie kraje z własnej centrali, znaleźć kompetentny, doświadczony personel, który porozumiewa się nie tylko w lokalnym języku (posługując się również specjalistyczną terminologią sprawozdawczości), ale też w języku centrali” – mówi Fittipaldi. Poza tym zarządzanie tymi kwestiami we własnym zakresie jest również bardzo kosztowne z uwagi na ceny usług prawnych.
Victaulic, światowy lider w produkcji systemów rurowych, stanął przed takim problemem. Prowadzi działalność w ponad 100 krajach, co oznacza, że dla bezpieczeństwa powinna wdrożyć usługę sekretariatu korporacyjnego. „Szybko oceniliśmy, że nasza sytuacja wymaga najlepszych partnerów świadczących globalne usługi CoSec. Poziom lokalnej wiedzy eksperckiej potrzebny do tego, aby być na bieżąco, zachować zgodność oraz terminowo wypełniać wszystkie wymagane dokumenty, w innym przypadku mógłby sprowadzać się do wymiany personelu” – tłumaczy Mark Van De Voorde, dyrektor do spraw prawnych i administracyjnych firmy Victaulic.
Firma Victaulic uznała globalny model CoSec, oferowany przez TMF Group, za najlepsze rozwiązanie na rynku. TMF oferuje centralne, standaryzowane i skoordynowane opcje dla wszystkich klientów globalnych. Pozwala im również na bezpośrednią współpracę z jej lokalnymi jednostkami i ekspertami. Dzięki gwarancji terminowego wywiązywania się z różnych obowiązków sprawozdawczych we wszystkich lokalizacjach z siedziby centrali (dla firmy Victaulic i TMF Group to jest Luksemburg) oraz dostępowi do lokalnych kontaktów Victaulic zyskał bezpieczeństwo i fachową wiedzę.
Czy korzystanie z dostawcy usług biznesowych, którego wszyscy eksperci są jego pracownikami, jest naprawdę tak korzystne? Według Priscili Fittipaldi, absolutnie tak. „Jeśli pojawi się jakakolwiek zmiana legislacyjna bądź problem wiążący się ze złożonymi już dokumentami, klient natychmiast uzyska połączenie konferencyjne z odpowiednim biurem TMF Group. Otrzyma plan, jak i co należy zaadaptować, aby działać nadal w zgodzie w przepisami lub jak rozwiązać kwestię dokumentów. Klient może też dowiedzieć się o nadchodzących zmianach, ale w taki sposób, aby ta informacja go nie przeraziła. Tu nie ma miejsca na żadne domysły” – konkluduje Priscila Fittipaldi.
Kolejna korzyść, którą daje globalny zewnętrzny sekretariat korporacyjny, polega na tym, że TMF Group nie przymyka oka na słabe wyniki pracowników czy brak reakcji na legislacyjne zmiany w jakiejś jurysdykcji. „Odpowiedzialność spoczywa na nas – uważa Fittipaldi. – Nasi klienci, nawet ci, którzy współpracują z wieloma biurami, mają z nami bezpośredni kontakt i otrzymują od razu plan naprawy sytuacji. Jeżeli dany pracownik nie wykonuje swojej pracy w danym kraju, mamy uprawnienia do radzenia sobie z tym bezpośrednio, w przeciwieństwie do dostawców, którzy opierają się na innych firmach i nie mają takiej samej odpowiedzialności i kontroli”.
Firma Victaulic, decydując się na pracę z tym samym dostawcą usług CoSec w prawie wszystkich jurysdykcjach, zyskała poczucie bezpieczeństwa. Ze względu na szybkie tempo zmian zachodzących w globalnym krajobrazie regulacyjnym wybór modelu, który wykorzystuje rozszerzoną zgodność usług oferowanych przez TMF Group, był jak najbardziej zasadny. Bez lokalnej obecności w niektórych lokalizacjach nawet rutynowe wyzwania korporacyjne mogłyby okazać się problemem.
Powyższy artykuł ukazał się w Harvard Business Review Polska Nr 188 (październik 2018)
Zapraszamy także do obejrzenia nagrania webinaru poświęconego tematyce compliance i zmianom w obowiązujących przepisach w regionie EMEA.
W przypadku pytań – serdecznie zapraszamy do kontaktu.
