Optymalizacja umów TSA jako klucz do udanych transakcji typu carve-out
Firmy zazwyczaj wydzielają – lub sprzedają – część swojej działalności, gdy nie jest już zgodna z ich obecną strategią biznesową. Wydzielony segment to zwykle ułamek wielkości dotychczasowej organizacji i pozbawiony jest własnych, niezależnych struktur operacyjnych. Podstawową funkcją umowy TSA jest zapewnienie okresu przejściowego, który pozwala nowej spółce na prowadzenie działalności, zanim zostaną zbudowane jej własne, niezależne struktury.
Odpowiednio skonstruowana umowa TSA pozwala kierownictwu skupić się na kluczowych procesach biznesowych, mając pewność, że potrzeby operacyjne nowej spółki zostaną tymczasowo zabezpieczone zgodnie z zapisami umowy. Umowa ta daje także poczucie bezpieczeństwa zatrudnionym pracownikom, których dotyczy proces wydzielenia działalności (carve-out), co ma kluczowe znaczenie w okresie niepewności.
Zapewnienie sprawnego i zgodnego z przepisami działania kluczowych funkcji administracyjnych nowej jednostki - często w wielu jurysdykcjach jednocześnie - to złożony proces, wymagający określonej wiedzy i umiejętności, które umowa TSA pokrywa w okresie przejściowym.
Należy jednak pamiętać, że wygaśnięcie umowy TSA nie zamyka procesu transformacji. W praktyce to właśnie okres po zakończeniu umowy TSA bywa najczęściej bagatelizowany, a zatem stanowi największe źródło ryzyka w całej transakcji typu carve-out. Okres obowiązywania TSA nie może usypiać czujności przedsiębiorstw - zamiast traktować go jako kontynuację dotychczasowej działalności, ten czas trzeba wykorzystać na przygotowanie się do nowej tożsamości korporacyjnej. Dotychczasowe rozwiązania organizacyjne często charakteryzują się wysokim stopniem biurokracji, wynikającym z konieczności dostosowania do szerokiego spektrum wymagań operacyjnych firmy. Kierownictwo nie powinno lekceważyć nakładu pracy potrzebnego do zbudowania nowych struktur operacyjnych i powinno jak najszybciej przyjąć model działania oparty na większej efektywności i ograniczeniu zbędnych procesów.
Co należy wiedzieć o optymalizacji umów TSA
W okresie przejściowym sprzedawana jednostka nadal pozostaje zależna od działalności spółki macierzystej. Kupujący będzie potrzebował wsparcia sprzedającego przy realizacji kluczowych procesów, takich jak rejestracja jednostki, rejestracja VAT, zawieranie nowych umów licencyjnych czy zakładanie rachunków bankowych. Do czasu uruchomienia własnych procesów niezależnych, sprzedający będzie zobowiązany zapewnić podstawowe funkcje, takie jak księgowość, podatki oraz usługi kadrowo-płacowe.
Już na wczesnym etapie negocjacji procesu carve-out obie strony - kupujący i sprzedający - powinny uzgodnić kluczowe aspekty umowy TSA, dostosowane do stopnia złożoności transakcji.
Elementy takie jak zakres i czas obowiązywania TSA powinny zostać jasno określone, aby nowa spółka mogła możliwie szybko działać samodzielnie, przy jednoczesnym unikaniu kosztownych skrótów.
Umowa TSA powinna również uwzględniać kluczowe funkcje administracyjne sprzedającego, tak aby mógł on być w stanie kontynuować własną działalność przy minimalnym obciążeniu czasu i zasobów pracowników. Wymaga to zachowania ostrożnej równowagi.
Transakcje typu carve-out stawiają przed zespołami zarządzającymi dodatkowe wymagania, co skutkuje większą liczbą obowiązków i bardziej złożonymi procesami. Kierownictwo w nowej spółce działa w uproszczonym składzie, bez dostępu do wielu funkcji pomocniczych i poziomu hierarchii dostępnych wcześniej w dużej organizacji. Ponieważ nie wszystkie procesy zostaną wdrożone w pierwszym dniu, ważne jest, aby stworzyć po obu stronach dedykowanych zespołów odpowiedzialnych za realizację obowiązków wynikających z TSA.
Kluczem do skutecznej umowy TSA jest pełna przejrzystość. Kupujący powinien mieć całkowitą jasność co do zakresu wsparcia ze strony sprzedającego. Jakiego rodzaju dostęp będzie miał do sprzedającego po transakcji i jak szybko będzie mógł uzyskać informacje? Na przykład - czy umowa TSA przewiduje rozmowy telefoniczne ze sprzedającym oraz przekazanie informacji i dokumentacji, których kupujący potrzebuje do sprawnego przejęcia działalności? Kierownictwo musi również patrzeć z perspektywą roku lub półtora do przodu, rozważając, które usługi będą realizowane wewnętrznie, a które warto zlecić na zewnątrz.
Wniosek jest taki, że strony powinny uzgodnić warunki umowy TSA już na samym początku transakcji, aby uniknąć nieprzewidzianych problemów i kosztów.
Bardzo często lista działań koniecznych do osiągnięcia gotowości operacyjnej jest bardzo długa, a wiele z tych procesów wymaga czasu i realizacji w odpowiedniej kolejności, co wymusza staranne planowanie i określenie harmonogramu. Do najważniejszych kwestii, które należy uwzględnić przy ustalaniu warunków TSA, należą:
- zakres usług
- wymagania dotyczące jakości i efektywności usług
- prawa do przeglądu i audytu
- kwestie ochrony danych osobowych
- zakres odpowiedzialności stron
- plany zapewnienia ciągłości kluczowych usług
- mechanizmy ustalania cen
- okres obowiązywania umowy TSA oraz możliwości jej przedłużenia/odnowienia.
Wyznaczanie kierunku rozwoju po zakończeniu TSA
Po zakończeniu rozmów i rozpoczęciu realizacji umowy TSA, łatwo ulec wrażeniu, że zasadnicza praca została już wykonana. Tymczasem to błędne założenie jest jedną z głównych przyczyn niepowodzeń nowych spółek - nawet jeśli umowa TSA została prawidłowo zaplanowana i wdrożona.
Okres przejścia od trwania umowy TSA do pełnej niezależności jest szczególnie trudny, ponieważ kupujący nie może już liczyć na wsparcie spółki macierzystej. To właśnie w tym momencie warto rozważyć współpracę z wyspecjalizowanym partnerem, który wesprze organizację w brakujących obszarach. Współpraca z zespołem ekspertów zapewnia wsparcie dla nowego, uproszczonego zespołu zarządzającego, ułatwiając osiągniecie pełnej niezależności. Nowy podmiot może również zakończyć ponoszenie wysokich kosztów wobec sprzedającego i zacząć budować własną, dopasowaną infrastrukturę - dostosowaną do jej potrzeb względem usług i kosztów.
Oto cztery kluczowe obszary, które należy wziąć pod uwagę podczas planowania integracji po przejęciu:
Aspekty prawne i zgodność z przepisami
Nowa spółka musi dokładnie rozumieć aspekty prawne swojej działalności oraz wymogi związane ze zgodnością z przepisami. Należy wziąć pod uwagę przepisy prawa, różnice jurysdykcyjne, wymogi akcjonariuszy, ochronę aktywów oraz strukturę kapitału i zadłużenia. Mogą się one różnić od obowiązujących w spółce macierzystej, dlatego nie można zakładać, że wszystkie dotychczasowe procedury da się automatycznie przenieść.
Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez firmy w obszarze kwestii prawnych jest bierność. Kupujący koncentrują się zazwyczaj na finansowych aspektach transakcji, odkładając kwestie prawne na dalszy plan - często zbyt późno, aby je właściwie uregulować. Brak dbałości o zgodność z przepisami może bezpośrednio wpłynąć na zdolność nowej spółki do prowadzenia działalności i znacząco obniżyć wartość przejęcia. W niektórych krajach dyrektorzy mogą dodatkowo ponosić poważną odpowiedzialność osobistą.
Technologie informatyczne (IT)
IT odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu złożonością procesów, poprawie efektywności i minimalizacji ryzyka. Planowanie w pełni niezależnych procesów IT obejmuje pozyskiwanie partnerów infrastruktury IT, dostosowanie systemów ERP, migrację danych oraz zapewnienie bezpieczeństwa informacji.
Jeśli nowa spółka przejmuje umowy z dostawcami od sprzedającego, migracja danych między systemami może stanowić poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa, jeśli nie zostanie starannie zaplanowana. Po zakończeniu migracji spółka powinna zapewnić nowym klientom pełne poczucie bezpieczeństwa co do integralności danych oraz wdrożyć procesy utrzymujące lub podnoszące jakość swoich produktów i usług.
Pod koniec umowy TSA nowa firma powinna być gotowa do sfinalizowania ostatnich migracji wszystkich systemów IT, zapewniając ich pełną operacyjność i skalowalność do jej struktury. Powinna ona zapewnić solidny poziom cyberbezpieczeństwa, prawidłowe przeniesienie i licencjonowanie prawa własności intelektualnej oraz opracowanie planu zarządzania ryzykiem przy migracji.
Integracja systemów IT często wymaga zaangażowania wyspecjalizowanych zespołów mających doświadczenie w transferach między firmami. W początkowej fazie po wprowadzeniu umowy TSA nie powinno się nadmiernie obciążać zespołów wewnętrznych - lepszym rozwiązaniem będzie powierzenie zadań IT wyspecjalizowanemu partnerowi.
Rachunkowość i podatki (A&T)
W procesie wydzielania (carve-out) jednym z najbardziej złożonych zagadnień do rozwiązania są kwestie podatkowe. Sprzedający musi uwzględnić konsekwencje podatkowe transakcji, zarówno on, jak i kupujący mają obowiązek dostosować się do nowych wymogów podatkowych dla przekształconych jednostek po finalizacji sprzedaży.
Nawet przy dobrze skonstruowanej umowie TSA, kwestie podatkowe nie sprowadzają się wyłącznie do ustalenia odpowiedzialności. Brak zgodności z przepisami może skutkować co najmniej wysokimi karami finansowymi, a w najgorszym przypadku odpowiedzialnością karną. Ważne jest, aby firmy miały pełną jasność co do wszystkich wymogów podatkowych i już na starcie opracowały przejrzysty plan, aby uniknąć dalszych komplikacji w przyszłości.
Po zakończeniu TSA, nowa spółka musi dysponować w pełni zintegrowanymi i zgodnymi procesami podatkowymi, które będą funkcjonować niezależnie, bez nadzoru lub wsparcia sprzedającego. Podobnie, systemy sprawozdawczości finansowej muszą działać niezależnie i współpracować z innymi platformami biznesowymi.
Nie ma jednego uniwersalnego podejścia do kwestii podatkowych w przypadku procesów carve-out. Jeśli nowa spółka działa w wielu jurysdykcjach, jej akcjonariusze będą potrzebowali zespołu ds. rachunkowości i podatków (A&T) z szeroką wiedzą zarówno o wymogach globalnych, jak i lokalnych przepisach podatkowych. W większości przypadków nowa spółka nie będzie dysponować taką wiedzą wewnętrznie, co przemawia za skorzystaniem z zewnętrznego doradcy.
Dział kadr (HR)
Kadry i płace to kluczowe funkcje administracyjne, które stanowią fundament skutecznego zarządzania firmą. Obejmują one m.in. raportowanie finansowe, rozliczanie podatków pracowniczych oraz zarządzanie personelem. Skuteczność działu kadr i płac zależy zarówno od zaplecza technicznego, jak i wykwalifikowanego personelu.
Strategia w obszarze kadr i płac po zakończeniu umowy TSA to jeden z najważniejszych czynników powodzenia integracji po transakcji carve-out. Niezbędne jest nie tylko bezproblemowe działanie procesów, ale także transparentne i konsekwentne zarządzanie personelem w trakcie całej transformacji.
Ponieważ obszar kadr ma charakter uzupełniający, jego rola w transakcjach typu carve-out jest głównie reaktywna. W rezultacie jest on często pomijany w kluczowej fazie planowania, gdy uwaga skupia się na budżetach i marżach zysku.
Kierownicy ds. płac powinni być zaangażowani w proces transakcji od samego początku, ale nawet to może nie wystarczyć. W przypadku bardziej złożonych transakcji, zwłaszcza procesów carve-out o zasięgu transgranicznym, konieczne może być wsparcie zespołu ds. fuzji i przejęć (M&A) specjalizującego się w sprawnym zarządzaniu procesami płac w fazie integracji po TSA.
Choć płace mogą wydawać się procesem drugoplanowym, podczas transakcji typu carve-out mają kluczowe znaczenie. Pracownicy mogą odczuwać ekscytację, ale jednocześnie towarzyszy im niepewność. Opóźnienia lub błędy przy pierwszej wypłacie w nowej firmie może być szczególnie destabilizujące dla zespołu.
Jak TMF Group może pomóc
Firmy powinny dokładnie analizować harmonogramy integracji i upewnić się, że są one realistyczne. Każde przesunięcie terminów oznacza dodatkowe koszty i rodzi niepotrzebną niepewność wśród pracowników. Doświadczony partner outsourcingowy znacząco ograniczy ryzyko wystąpienia takich sytuacji.
W TMF Group doskonale rozumiemy wyzwania, z jakimi mierzą się firmy po zakończeniu umowy TSA. Potrafimy skutecznie wspierać firmy oferując spersonalizowane usługi dostosowane do nowej struktury biznesowej.
Dowiedz się więcej o naszych kompleksowych rozwiązaniach w obszarze fuzji i przejęć (M&A)
