Um relacionamento bem-sucedido com um fornecedor de terceirização de folha de pagamento pode durar muitos anos. Mas existem algumas armadilhas comuns ao terceirizar a folha de pagamento, algumas sérias o suficiente para justificar a troca de fornecedores. Estes são alguns dos principais motivos pelos problemas com a terceirização da folha de pagamento:
Precisão – se um fornecedor terceirizado de folha de pagamento processar o pagamento de um funcionário de maneira equivocada uma vez, você será notificado sobre esta situação. Se o erro acontecer novamente, é um indício de que há um problema sério em algum lugar na cadeia. A razão pela qual você contrata um terceiro para lidar com sua folha de pagamento é garantir que alguém esteja dedicando tempo e esforço para garantir a precisão. Se não houver precisão, é provável que você tenha que observar o contrato e buscar alguma cláusula para encerrar o contrato.
Acompanhamento de legislação – a legislação relacionada à folha de pagamento é bastante dinâmica, especialmente à medida que as jurisdições migram para o formato eletrônico de relatórios de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e retiram gradualmente as medidas de apoio durante a pandemia. Sua solução de folha de pagamento deve ser flexível o suficiente para reagir no momento certo da maneira correta. As empresas muitas vezes não têm os recursos internos para se manter em dia com a legislação, portanto, conte com fornecedores externos para se manter atualizado... E em compliance. Um desempenho abaixo do esperado nessa área é uma causa muito comum para a mudança de fornecedor.
Sistemas – até mesmo as melhores soluções de software se tornam obsoletas, substituídas por soluções mais novas, mais rápidas e mais qualificadas. Fornecedores e desenvolvedores estão constantemente avançando. Se você tem um contrato de terceirização de folha de pagamento de vários anos, quais cláusulas estão em vigor para garantir que o software utilizado para pagar sua equipe permaneça atualizado e possa acessar o suporte de serviço quando necessário?
Mudança organizacional – mudanças na estratégia da empresa; o que funcionou para você no ano passado pode não necessariamente funcionar no próximo ano. A empresa pode estar sujeita a uma fusão ou aquisição, pode haver mudanças na gerência sênior, pode haver a implementação em toda a empresa de um novo sistema de TI que inutilize o software de folha de pagamento existente. Os fornecedores de folha de pagamento precisam ser capazes de lidar com estas situações.
Acessibilidade de contato – um dos problemas mais comuns no gerenciamento de fornecedores de terceirização de folha de pagamento é que os gestores de contas não estejam acessíveis quanto deveriam. Pode demorar muito para encontrar a pessoa certa para responder a uma consulta ou resolver um problema, com chamadas repetidas e e-mails não respondidos. Às vezes, há muitas camadas de funcionários ou de administração para lidar antes que uma resposta satisfatória a uma consulta de folha de pagamento seja recebida.
Eficiência de escalonamento – outro ponto problemático é a dificuldade enfrentada em escalonar um problema para níveis mais altos no fornecedor de terceirização de folha de pagamento. Os procedimentos de escalonamento na empresa fornecedora podem ser lentos e ineficientes, e o problema pode se tornar uma crise antes que a ajuda possa ser contratada.
Questões de coordenação – coordenar um relacionamento com fornecedores de terceirização de folha de pagamento em vários países é sempre um desafio. Mas este processo se torna especialmente arriscado e dificultoso quando um modelo agregador é utilizado. A contratação de um fornecedor local para cada país torna o compartilhamento de conhecimento e a coordenação de tarefas entre regiões complexas e demoradas. Diferentes fornecedores vão prestar diferentes níveis de serviço e produção, sem indicadores-chave de desempenho (key performance indicators – KPIs). Isso causa problemas sob uma perspectiva de relatório central e indica que não há uma visão única do processamento de folha de pagamento global. A falta de coordenação das entregas acordadas em vários contratos é outro desafio comum.
Problemas de relacionamento – qualquer um dos itens citados anteriormente pode ser motivo de atrito quando se trata de gerenciar o relacionamento com o fornecedor de terceirização de folha de pagamento, ou pode ter sido uma escolha ruim desde o início.
Idealmente, você precisa trabalhar com um parceiro terceirizado de folha de pagamento em quem possa confiar para continuar com o trabalho e executá-lo corretamente; alguém para quem você possa pedir ajuda quando for necessário. Você precisa de um parceiro que forneça um único ponto de contato responsivo, onde quer que você esteja. O acesso direto aos experts e à gestão de assuntos locais é um grande benefício.
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