Guia para o sucesso na terceirização da folha de pagamento

Com diversos modelos de terceirização de folha de pagamento disponíveis, como escolher aquele que melhor se adapta às necessidades do seu negócio? Um mesmo modelo pode não servir para todas as situações, por isso é fundamental compreender como as diferenças de abordagem podem afetar o bom andamento de suas operações de folha de pagamento. A seguir serão apresentadas algumas considerações importantes:

Necessidades individuais de folha de pagamento – não existem duas empresas iguais. Uma solução de folha de pagamento terceirizada precisa fornecer um bom enquadramento com o número total de funcionários, o número de locais atendidos, a complexidades das regulamentações em cada um destes locais, os planos de expansão do negócio, a disponibilidade de expertise interna em folha de pagamento e as necessidades de integração tecnológica, entre outros.

O compliance é fundamental – ao firmar uma parceria com um provedor de folha de pagamento, você confia na capacidade dele de permanecer em compliance com os regulamentos locais. Embora a responsabilidade pelo compliance tributário e de outros registros possa ser transferida para seu provedor, as penalidades por não-compliance são intransferíveis.

Compatibilidade do sistema – os provedores de serviços de terceirização de folha de pagamento normalmente utilizam uma ferramenta de tecnologia conhecida como middleware para fornecer serviços, e ela precisa ser compatível e deve se integrar perfeitamente ao sistema de gerenciamento de capital humano (human capital management – HCM) da sua empresa. Encontrar um provedor de folha de pagamento que utilize um sistema flexível para operar perfeitamente com seu sistema de horários e frequência (time and attendance – T&A) ou fornecer integração de saída com seu livro razão (general ledger – GL) pode economizar tempo e recursos a longo prazo.

Provedor local – escolher um provedor local pode ser uma boa opção para as empresas terceirizarem a folha de pagamento se não tiverem planos de expandir suas operações no exterior. Nesse modelo, o provedor é sediado no país onde os funcionários trabalham e possui conhecimento sobre as regras locais de folha de pagamento, mas não possui escritórios em outros lugares ou fornece soluções em diferentes idiomas. Estes fatores podem vir a ser considerados como limitações caso o negócio se ramifique internacionalmente.

Modelo de agregador – para empresas que buscam um único processo globalmente, optar por um agregador de serviços de folha de pagamento pode parecer a escolha perfeita. No entanto, os agregadores geralmente contratam fornecedores terceirizados localmente para executar a folha de pagamento para empresas globais, o que pode resultar em níveis inconsistentes de serviço e falta de controle e risco potencial de multas por não-compliance.

Provedores globais com conhecimento local – optar por um provedor global com conhecimento local garante que a folha de pagamento seja processada e entregue no país por experts locais onde os funcionários trabalham. Muitos são capazes de se integrar perfeitamente ao seu HCM, conforme mencionado anteriormente, permitindo visibilidade e controle sobre as operações globais, com capacidade de emissão de tickets locais para funcionários locais. Dados confidenciais de funcionários são mantidos dentro da jurisdição.

Depois de definir o modelo de terceirização de folha de pagamento que melhor se adapta às suas necessidades, é uma questão de escolher um provedor individual que possa atender às suas necessidades de folha de pagamento de forma mais eficaz. Com base em nossa experiência no gerenciamento de operações terceirizadas de folha de pagamento para muitas empresas em todo o mundo, aqui estão nossos seis principais critérios de seleção:

Acordos de Nível de Serviço (Service Level Agreements – SLAs) com provedores de serviços são aconselháveis em todas as funções corporativas, especialmente com provedores de terceirização de folha de pagamento. O baixo desempenho na entrega da folha de pagamento não tem apenas um impacto negativo nos funcionários e potencialmente na reputação da empresa, mas também pode levar ao não-compliance de leis trabalhistas locais, multas, penalidades e até encarceramento para os executivos da empresa. Idealmente, as organizações devem ter SLAs globais em vigor para definir as expectativas em todos os serviços, onde quer que eles sejam executados.

Um SLA estabelece os níveis básicos de serviço que uma empresa deve esperar de um provedor de folha de pagamento e quais soluções são esperadas se ele ficar abaixo do esperado. O ideal é que um SLA faça parte do contrato com o fornecedor, com um padrão de serviço claramente definido. No entanto, de acordo com nossos experts, poucas empresas se atentam aos níveis ou padrões exigidos para esses serviços acordados: apenas uma a cada 20 empresas está abordando o tópico de SLA, e essas normalmente são empresas maiores com procedimentos de contratação sofisticados.

O impacto do desempenho abaixo do esperado por parte do provedor de folha de pagamento não deve ser subestimado; ele pode afetar significativamente a reputação da empresa e a motivação dos funcionários. Por exemplo, um provedor que não paga o salário pode constituir uma violação dos termos de emprego. Da mesma forma, os funcionários que não recebem respostas rápidas para suas perguntas também podem afetar negativamente a experiência e o engajamento dos funcionários. Pagamentos obrigatórios que não são feitos dentro do prazo podem resultar em multas ou penalidades determinadas pelos reguladores.

As empresas que estão considerando terceirizar sua folha de pagamento devem considerar questionar o provedor potencial sobre sua posição com relação aos SLAs. Nem todo provedor concorda em fornecer SLAs, especialmente se eles incluírem cláusulas de penalidades por falhas no serviço.

Além de gerir o relacionamento entre cliente e provedor com uma abordagem clara e mensurável, um SLA consistente fornece insights sobre indicadores de desempenho, apontando oportunidades para sua empresa buscar melhorias com o fornecedor e dentro de sua própria organização como um todo, para ajudar a impulsioná-la.

A tecnologia tem um papel fundamental na gestão das operações terceirizadas de folha de pagamento. As soluções de tecnologia de folha de pagamento fornecem análises para reportar efetivamente o desempenho da folha de pagamento, apoiar decisões comerciais mais bem informadas e garantir maior controle e consistência nas operações globais. Uma solução abrangente de serviço e tecnologia é essencial para fornecer um serviço de folha de pagamento global que também oferece suporte a relatórios globais precisos e adequados, análises, transparência e controle de dados essenciais. A seguir estão algumas das principais funcionalidades que as soluções de tecnologia podem trazer para a gestão de folha de pagamento:

Status do processo – visibilidade do status do processamento com base na folha de pagamento individual, em todo o mundo, com fácil acesso aos dados por meio de uma ferramenta de relatório global padronizado que aliviam as cargas de trabalho diárias.

Painéis abrangentes – gráficos, mapas de calor e estatísticas métricas – permitem que você visualize detalhadamente os resultados da folha de pagamento.

Acessibilidade – a solução deve permitir que a administração acesse informações corretas da folha de pagamento, no momento certo e de qualquer lugar do mundo.

Consolidação e integração – sendo capaz de consolidar e integrar dados de folha de pagamento de diferentes sistemas em um formato único, os relatórios globais ajudarão a produzir insights importantes que podem orientar decisões comerciais mais bem informadas.

Eficiência – uma seleção de relatórios padronizados ou a capacidade de fazer download dos principais dados em seu próprio data warehouse para relatórios internos ajuda a melhorar a eficiência. Isso também reduz as frustrações, aumenta o engajamento dos funcionários e, portanto, oferece um serviço de folha de pagamento aprimorado.

Controle – os KPIs são comuns no ramo de folha de pagamento. Os painéis de monitoramento de KPI e SLA ajudam a acompanhar as entregas do fornecedor e do serviço interno.

Auditoria – as soluções devem ter uma unidade completa de auditoria e uma ferramenta de relatório, para dar tranquilidade aos seus auditores.

As plataformas de tecnologia de folha de pagamento estão começando a adotar tecnologias de inteligência artificial (artificial intelligence – AI) e aprendizado de máquina (machine learning – ML) para ajudar as empresas a automatizar cada vez mais complexos. Estamos começando a observar a adoção de sistemas de AI e ML mais sofisticados, capazes de lidar com processamentos de folha de pagamento em diversas etapas – até mesmo ajudando a impulsionar a simplificação.

Outra área importante de avanço em tecnologia de folha de pagamento é a integração aprimorada com plataformas de gestão empresarial, como soluções de gerenciamento de capital humano (HCM), incluindo sistema de horários e frequência (time and attendance – T&A). Os benefícios de optar por um fornecedor terceirização de folha de pagamento que tenha parcerias de integração com fornecedores de gerenciamento empresarial como o Workday incluem:

• integrações automatizadas, reproduzíveis e padronizadas entre os sistemas internos e o fornecedor de terceirização de folha de pagamento – permitindo que ele gere e atualize dados para as empresas utilizarem em seus escritórios locais para processar a folha de pagamento, por exemplo
• risco reduzido através de integração e manutenção certificada, testada e comprovada
• implementações mais rápidas de folha de pagamento e redução de exigência de recursos internos.

Um relacionamento bem-sucedido com um fornecedor de terceirização de folha de pagamento pode durar muitos anos. Mas existem algumas armadilhas comuns ao terceirizar a folha de pagamento, algumas sérias o suficiente para justificar a troca de fornecedores. Estes são alguns dos principais motivos pelos problemas com a terceirização da folha de pagamento:

Precisão – se um fornecedor terceirizado de folha de pagamento processar o pagamento de um funcionário de maneira equivocada uma vez, você será notificado sobre esta situação. Se o erro acontecer novamente, é um indício de que há um problema sério em algum lugar na cadeia. A razão pela qual você contrata um terceiro para lidar com sua folha de pagamento é garantir que alguém esteja dedicando tempo e esforço para garantir a precisão. Se não houver precisão, é provável que você tenha que observar o contrato e buscar alguma cláusula para encerrar o contrato.

Acompanhamento de legislação – a legislação relacionada à folha de pagamento é bastante dinâmica, especialmente à medida que as jurisdições migram para o formato eletrônico de relatórios de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas e retiram gradualmente as medidas de apoio durante a pandemia. Sua solução de folha de pagamento deve ser flexível o suficiente para reagir no momento certo da maneira correta. As empresas muitas vezes não têm os recursos internos para se manter em dia com a legislação, portanto, conte com fornecedores externos para se manter atualizado... E em compliance. Um desempenho abaixo do esperado nessa área é uma causa muito comum para a mudança de fornecedor. 

Sistemas – até mesmo as melhores soluções de software se tornam obsoletas, substituídas por soluções mais novas, mais rápidas e mais qualificadas. Fornecedores e desenvolvedores estão constantemente avançando. Se você tem um contrato de terceirização de folha de pagamento de vários anos, quais cláusulas estão em vigor para garantir que o software utilizado para pagar sua equipe permaneça atualizado e possa acessar o suporte de serviço quando necessário?

Mudança organizacional – mudanças na estratégia da empresa; o que funcionou para você no ano passado pode não necessariamente funcionar no próximo ano. A empresa pode estar sujeita a uma fusão ou aquisição, pode haver mudanças na gerência sênior, pode haver a implementação em toda a empresa de um novo sistema de TI que inutilize o software de folha de pagamento existente. Os fornecedores de folha de pagamento precisam ser capazes de lidar com estas situações.

Acessibilidade de contato – um dos problemas mais comuns no gerenciamento de fornecedores de terceirização de folha de pagamento é que os gestores de contas não estejam acessíveis quanto deveriam. Pode demorar muito para encontrar a pessoa certa para responder a uma consulta ou resolver um problema, com chamadas repetidas e e-mails não respondidos. Às vezes, há muitas camadas de funcionários ou de administração para lidar antes que uma resposta satisfatória a uma consulta de folha de pagamento seja recebida.

Eficiência de escalonamento – outro ponto problemático é a dificuldade enfrentada em escalonar um problema para níveis mais altos no fornecedor de terceirização de folha de pagamento. Os procedimentos de escalonamento na empresa fornecedora podem ser lentos e ineficientes, e o problema pode se tornar uma crise antes que a ajuda possa ser contratada.

Questões de coordenação – coordenar um relacionamento com fornecedores de terceirização de folha de pagamento em vários países é sempre um desafio. Mas este processo se torna especialmente arriscado e dificultoso quando um modelo agregador é utilizado. A contratação de um fornecedor local para cada país torna o compartilhamento de conhecimento e a coordenação de tarefas entre regiões complexas e demoradas. Diferentes fornecedores vão prestar diferentes níveis de serviço e produção, sem indicadores-chave de desempenho (key performance indicators – KPIs). Isso causa problemas sob uma perspectiva de relatório central e indica que não há uma visão única do processamento de folha de pagamento global. A falta de coordenação das entregas acordadas em vários contratos é outro desafio comum.

Problemas de relacionamento – qualquer um dos itens citados anteriormente pode ser motivo de atrito quando se trata de gerenciar o relacionamento com o fornecedor de terceirização de folha de pagamento, ou pode ter sido uma escolha ruim desde o início. 

Idealmente, você precisa trabalhar com um parceiro terceirizado de folha de pagamento em quem possa confiar para continuar com o trabalho e executá-lo corretamente; alguém para quem você possa pedir ajuda quando for necessário. Você precisa de um parceiro que forneça um único ponto de contato responsivo, onde quer que você esteja. O acesso direto aos experts e à gestão de assuntos locais é um grande benefício.

Se você deseja terceirizar suas operações de folha de pagamento, confira nossos serviços de folha de pagamento global. Com possibilidade de operar em mais de 140 países, podemos ajudá-lo a lidar com sua folha de pagamento e compliance locais – globalmente.