Um dos maiores benefícios de terceirizar a folha de pagamento para um provedor de serviços confiável é a liberdade que este movimento dá às empresas para se concentrarem nos aspectos estratégicos do gerenciamento de talentos. Profissionais internos de RH e folha de pagamento podem deixar as operações cotidianas para os provedores de serviços gerenciados. Desta forma, os empregadores ficam livres para direcionar seu foco para projetos verdadeiramente transformadores de gerenciamento de talentos, que ajudam a construir a marca da empresa e criam uma proposta de valor atrativa para os funcionários.

A pandemia da Covid-19 tornou o trabalho remoto e híbrido em regra para muitas empresas e levou as pessoas a reavaliar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal. De muitas maneiras, agora é mais fácil para os funcionários buscarem outras oportunidades se não estiverem satisfeitos. Um processamento estável de folha de pagamento contribui para o engajamento e satisfação dos funcionários, garantindo sempre que eles sejam pagos de maneira precisa e pontual, permitindo um acesso fácil e seguro a orientações e documentações.

Fornecer este serviço em escala global requer conhecimento especializado em folha de pagamento em cada jurisdição onde uma empresa tem funcionários. No entanto, manter-se atualizado sobre as regras e regulamentações complexas e em constante mudança é uma tarefa difícil, mesmo para grandes empresas – especialmente em mercados menores, onde pode haver poucos funcionários com expertise muito limitada ou inexistente relacionada a folha de pagamento. A terceirização da folha de pagamento para um provedor global com expertise local supera esta dificuldade.

Outro benefício da terceirização da folha de pagamento é a eficiência corporativa e a redução de riscos. A adoção deste modelo de operação oferece uma solução econômica, segura e abrangente para processos e tecnologia de folha de pagamento. As empresas podem obter acesso à tecnologia mais recente de um provedor de serviços profissional, com profunda expertise para garantir altos níveis de transparência, controle, compliance e segurança de dados para minimizar o risco corporativo.

Fonte: artigo "Multi-country Payroll (MCP) Consolidation Demystified. Key Considerations for an Employee-Centric Payroll" pelo Everest Group

As empresas têm diversas opções quando se trata de terceirização de folha de pagamento, nas quais a gestão diária da função de folha de pagamento é transferida para servidores externos de terceirização de folha de pagamento em maior ou menor grau. Existem vantagens e desvantagens em optar por cada um destes modelos, e a decisão final depende do tipo de suporte que o negócio precisa.

As principais abordagens são:

“Processamento” – uma solução híbrida – também conhecida como modelo “bureau” – em que algumas das funções são terceirizadas para um fornecedor de folha de pagamento. Isso pode incluir o cálculo do bruto para o líquido e a produção de resultados da folha de pagamento, tais como relatórios, folhas de pagamento e arquivos bancários.

Híbrido interno/terceirizado – para contornar o desafio de adotar a abordagem totalmente interna, algumas organizações empregam recursos internos de folha de pagamento em mercados maiores e a terceirizam para parceiros para cobrir mercados menores, regional ou localmente. Isso fornece uma forma flexível e relativamente econômica de acessar o expertise e o conhecimento local da folha de pagamento em mercados menores.

Serviço gerenciado – agregador terceirizado – este modelo lida parcialmente com o desafio de gestão de fornecedores externos, deixando a responsabilidade global pela folha de pagamento a um contratante principal, que gerencia fornecedores terceirizados em mercados menores onde não há cobertura. Novamente, isso pode levar a uma visibilidade limitada e linhas de responsabilidade pouco claras, com fornecedores terceirizados potencialmente adotando uma postura de terceirização da culpa quando as coisas dão errado.

Serviço gerenciado – parceiro – neste modelo, preferido pela TMF Group, um único provedor de terceirização de folha de pagamento assume total responsabilidade pela entrega global de folha de pagamento em todos os países em que a organização opera. Isso permite um único ponto de contato para a organização recorrer quando há mudanças a serem feitas ou quando há questões a serem tratadas, e as linhas de responsabilidade são muito claras.

Compliance local

O não-compliance com os regulamentos locais relacionados à folha de pagamento é grave e pode resultar em multas ou até mesmo em pena de prisão. Certifique-se de que seu provedor compreende o ambiente legislativo local e que possa prever movimentos regulatórios futuros. Você deve ser capaz de acessar essa expertise local e em tempo real sempre que for necessário, para estar sempre atualizado sobre as últimas mudanças regulatórias que acontecem na jurisdição.

Controle e visibilidade do processo

Os diretores de folha de pagamento internacional precisam ser capazes de monitorá-la, simplificar processos e garantir a entrega pontual e precisa até o nível local de cada país. Gerenciar a folha de pagamento por meio de uma ferramenta global online é o ideal.

Relatórios relevantes e painel de análises

É fundamental poder fornecer relatórios com insights úteis aos seus stakeholders para ajudá-los a tomar decisões mais inteligentes e realizar avaliações práticas de desempenho e custos.

Padrões de segurança de informação e proteção de dados

Vale a pena verificar as credenciais dos fornecedores para garantir que sejam certificados, confiáveis e capazes de proteger os dados dos funcionários. Por exemplo, certificações internacionais como a ISO 27001 e a ISAE definem como os serviços devem ser realizados para fornecer consistência global e garantir a qualidade.

Escopo padrão e gerenciamento de relacionamento

Seu provedor de folha de pagamento deve ser uma extensão de seu time de folha de pagamento, formando uma parceria forte e flexível que se desenvolve à medida que sua empresa evolui. Ele deve entender as necessidades da sua empresa como uma parceria, baseada em boa comunicação, Acordos de Nível de Serviço (Service Level Agreements – SLAs) adequados e bom conhecimento local.

Experiência do funcionário

A entrega precisa e pontual da folha de pagamento sustenta a experiência do funcionário. É fundamental para manter a motivação, produtividade e a confiança.

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