Considerações ao escolher uma solução de folha de pagamento
O modelo clássico de ter um departamento interno de folha de pagamento não funciona para muitas empresas multinacionais atualmente. Saiba o porquê delegar atividades de backoffice de folha de pagamento global a um parceiro profissional de serviços corporativos é uma solução econômica quanto ao tempo e ao custo.
O RH e a folha de pagamento são duas das tarefas mais importantes no âmbito de backoffice. Afinal, estamos lidando com salários e com o bem-estar dos funcionários... E nenhum negócio pode funcionar sem as pessoas. É vital que os funcionários recebam seus pagamentos corretamente e dentro do prazo, porque mesmo um pequeno erro pode causar uma onda de desconforto e desconfiança na empresa.
Desafios e armadilhas da folha de pagamento global
O modelo clássico de ter um departamento interno de folha de pagamento não funciona para muitas empresas multinacionais atualmente. É bastante comum que as empresas tenham operações em mais de 20 países, mas com menos de 100 funcionários (e muitas vezes muito menos do que isso) na maioria deles. Isto representa um desafio ao tentar fornecer serviços completos de backoffice – incluindo o de folha de pagamento – em cada país, e é o principal motivo pelo qual existem prestadores de serviços independentes.
Ao considerar uma solução de folha de pagamento global, o objetivo deve ser encontrar a que melhor atenda às necessidades de compliance de cada país em que a empresa está operando. Se, além disso, a solução for econômica e fornecer o nível certo de tecnologia para atender às necessidades corporativas, ela não será apenas adequada para a empresa, mas também fácil de oferecer aos principais interessados internos.
Para muitas empresas, no entanto, o processo de pensamento é muitas vezes o contrário. Eles começam com uma mentalidade de “economia de custos”. O problema com essa abordagem é que, à medida que as empresas desenvolvem suas soluções, elas logo percebem que a economia inicial de custos não dura muito tempo. Muitas vezes, são necessários serviços adicionais e surgem ineficiências na gestão do processo, que podem se multiplicar rapidamente quando implementadas em uma operação multinacional. A redução de custos também pode criar problemas de compliance, com o risco de multas elevadas ou até mesmo processos judiciais.
Outro erro comum é confiar demais em uma solução tecnológica cara e assumir que ela funcionará em qualquer outro país em que a empresa opere. Soluções focadas em tecnologia podem funcionar bem em alguns países, mas nunca poderão atender às demandas de todos os países do mundo. Embora possam oferecer uma plataforma atrativa com muitas funcionalidades, quando se trata de compliance local, a maioria das soluções:
- fica aquém com relação ao cumprimento das regras e regulamentos locais
- não estão totalmente adaptadas ao mercado local, ou
- requerem trabalho adicional (com custos adicionais).
Em muitos casos, elas ainda não conseguem executar o trabalho.
Outra armadilha comum ao implementar uma solução de folha de pagamento global é optar por trabalhar com um agregador, com promessas de alta funcionalidade e economia de custos. A realidade, um ou dois anos depois, costuma ser de um gasto maior, apesar do maior nível de envolvimento necessário da empresa na gestão da operação globalmente.
Uma abordagem mais simples e eficiente
É aqui que o suporte especializado pode realmente ajudar os executivos de folha de pagamento global a tomarem uma decisão fundamentada que realmente funcione para a empresa. O ponto de partida de qualquer solução de folha de pagamento global deve ser o compliance com as regulamentações locais, juntamente com os fatores de manutenção contínua para que os funcionários sejam pagos pontual e corretamente. Em seguida, outras exigências podem ser adicionadas, como as relacionadas à funcionalidade e integração da plataforma.
Existem duas maneiras comuns de contratar suporte externo de folha de pagamento:
- por meio de contatos com fornecedores locais, que terão o conhecimento local necessário e se adaptarão rapidamente às mudanças na regulamentação local
- por meio de um agregador, que atua como um contratante que subcontrata fornecedores locais (o tempo todo ou a maior parte do tempo) e geralmente fornece uma plataforma para gerenciar as tarefas e oferecer visibilidade.
A grande desvantagem de contratar fornecedores locais é a grande quantidade de tempo que a equipe interna de folha de pagamento precisará dedicar ao gerenciamento destes vínculos. Além disso, as barreiras linguísticas e a falta de conhecimento interno das regulamentações locais podem muitas vezes significar uma confiança cega no fornecedor local.
Quando se trata de recorrer aos agregadores, os problemas comuns são: falta de acesso aos fornecedores locais, falta de flexibilidade para contratar rapidamente novos serviços ou alterar os serviços existentes (devido a cadeias de comando mais longas) e, talvez o mais importante, a relutância do agregador em fornecer serviços adicionais em lugares onde o fornecedor local perderia dinheiro.
Além disso, as plataformas da maioria dos agregadores não são verdadeiramente globais – podem não funcionar em todos os países ou podem exigir interfaces caras.
O melhor dos dois mundos
Busque um parceiro que gerencie a folha de pagamento global de uma forma que ofereça o melhor dos dois mundos. O cenário ideal seria trabalhar com um provedor de folha de pagamento que te ajude a permanecer em compliance com as regulamentações locais, oferecendo plataformas e serviços de gestão de alta qualidade.
Certifique-se de encontrar um parceiro:
- com presença global e experts locais de folha de pagamento, que falam o idioma local e entendem as leis locais
- que fornecem acesso a seus profissionais locais
- com escritórios que aderem aos padrões de compliance e das leis internacionais
- com capacidade de responder às demandas relacionadas à folha de pagamento em qualquer país
- com independência que lhes permita trabalhar com qualquer escritório de advocacia e com a plataforma tecnológica (T&A, HRIS, ERP etc.) de sua preferência.
Os serviços de folha de pagamento global a TMF Group cumprem todas as recomendações descritas acima. Fale conosco para saber mais.
