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已发布
23 九月 2022
阅读时长
12 分钟

成功外包薪酬职能的指南

为什么要外包薪酬职能?

将薪酬职能外包给一个值得信赖的服务提供商,其中的一大好处是:企业可以享有自由,进而将精力集中于人才管理的策略方面。企业内部的人力资源与薪酬管理部门可以把日常任务交给服务提供商处理,而他们则可以专注于真正具有变革意义的人才管理项目,有助于塑造企业品牌,创造令人信服的员工价值定位。


在新冠疫情的影响下,远程办公和混合办公模式已成为许多企业的常态,同时,这也促使人们重新审视他们在工作与生活之间的平衡。从许多方面来说,如果员工感到不满意,如今要离职的话变得更容易。一个流畅的薪酬管理过程有助于提升员工的敬业度和满意度,其中包括确保员工准时、准确地获得工资,以及容易并安全地获得指南和文件。

要在全球范围内实现这一目标,企业需要在每个员工所在司法管辖区都具备相关的薪酬专业知识。然而,要紧跟复杂、不断变化的法律法规是个大难题,即便是对大型企业而言也是如此——尤其是在较小的市场,企业往往可能只有少数几名员工,他们的薪酬专业知识十分有限,或甚至不具备相关的知识。将薪酬管理这一职能外包给具备本地知识的全球服务提供商就可以克服这一挑战。

薪酬外包的另一个好处是可以提升企业效率,降低风险。薪酬外包为企业的薪酬管理流程和技术提供了一个具有成本效益、安全且全面的解决方案。企业可以从专业的服务提供商那里获得最新的技术,其深入的专业知识可以确保高水平的可视性、控制性、合规性和数据安全性,从而将商业风险降到最低。

graphic about the benefits of payroll consolidation

来源:由Everest Group撰写的《揭秘跨国薪酬整合:以雇员为中心的薪酬管理的关键考量》

有哪些不同的薪酬外包模式?

说到薪酬外包,企业一般有几种选择——或多或少地将薪酬管理的日常工作交给外部的薪酬外包服务提供商负责。这些模式各有利弊,最终取决于企业所需的服务支持类型。

主要方法如下:

“加工处理”:这是一个混合解决方案,也被称为“办公室”模式,即将部分职能外包给一家薪酬管理服务提供商,其中包括:计算工资的毛额和净额,以及生成薪酬输出,如报告、工资单和银行文件。

内部和外包的混合模式:为了解决由企业内部全面负责这一方法所带来的挑战,一些企业在较大的市场会聘请内部薪酬专家,而市场较小的薪酬事宜则外包给合作伙伴负责。这就为企业获取较小型市场的薪酬管理专业知识提供了一种灵活且相对经济的方法。

管理服务——外包聚合商 : 这种模式是将全球薪酬管理的责任交给一个主要承包商负责,而其没有覆盖的小市场,则由第三方服务提供商管理,因此能够解决部分外部供应商的管理挑战。但同样地,这会导致能见度低和责任界限模糊,当事情发生时,第三方供应商可能会推卸责任。

管理服务——合作伙伴:在这模式下,一家单一薪酬管理外包服务提供商将完全负责企业旗下每个所在司法管辖区的薪酬运作。这让企业在面对变化或需要解决问题的时候,能够对接单一联系人,而且责任线非常明确。

graph comparing the different types of payroll models

如何根据您的需求选择正确的薪酬外包模式?

可供选择的薪酬管理模式林林总总,您如何从中挑选出最适合您企业需求的模式?一种模式无法适用于所有情况,因此了解不同模式之间的差异性如何影响您的薪酬运作至关重要。以下是部分关键考虑因素:

个别的薪酬管理需求:世界上没有一模一样的企业。外包薪酬解决方案需要与企业的员工人数、服务地点数量、本地法规复杂性、企业的扩张计划、内部薪酬专业知识和技术整合等需求相匹配。

合规是关键:当您选择与薪酬管理服务公司合作时,代表您相信后者有能力遵守地方法规。虽然税务合规的责任与其他申报工作已交由服务提供商代劳,但违规的处罚终将由企业承担。

系统兼容性:薪酬管理服务提供商通常会使用一种名为“中间件”的科技工具为客户提供服务,而这需要与您企业的人力资源管理(HCM)系统兼容和无缝整合。找到一家使用灵活系统且能与您企业考勤系统兼容,或为您的总账提供出站整合的薪酬管理服务提供商,从长远来看将为您的企业省下不少成本。

国内提供商:对于没有海外扩张计划的企业而言,选择将薪酬职能外包给一家本地的薪酬服务公司,未尝不是一个好的选择。在这种模式下,服务提供商的总部位于企业的运营所在地,并且熟悉当地的薪酬法规。美中不足的是,这类服务提供商并未在其他国家/地区设立办事处,也无法提供多语言解决方案。因此,若企业计划向海外扩张,这种服务模式无疑存在较大的局限性。

薪酬管理聚合服务模式:对于寻求使用单一薪酬流程的全球企业而言,薪酬管理聚合服务提供商或许是最佳选择。然而,聚合服务提供商往往因地域复盖局限,需要与第三方地方提供商(In-Country Provider)合作,为全球企业提供薪酬服务。但这很可能会导致服务水平不一致和缺乏管控,进而使企业面临违规处罚的风险。

具备本地知识的全球服务提供商:聘请一家具备本地知识的全球服务提供商,能够确保薪酬是由您企业运营所在地的本地专家处理和交付的。许多全球服务提供商都能与企业的HCM无缝整合,从而实现对全球运营的可视性和管控,并为本地员工提供员工薪资问询服务。这种模式建立在准确性、一致性和风险最小化的基础上,极其敏感的员工数据将不会涉及跨司法管辖区传输。

如何选择薪酬外包服务提供商?

一旦决定了最适合您需求的薪酬外包模式之后,接下来,您需要选择一个能够有效满足薪酬交付要求的服务提供商。根据我们为全球多家企业管理外包薪酬运作的经验,以下是选择薪酬外包服务提供商时的六大准则:

本地合规

企业违规将面临罚款或甚至是监禁等严重的后果。因此,您需要确保您的服务提供商熟悉当地的法规环境,并且了解未来的发展方向。在任何有需要的时候,您必须确保自己能够向服务提供商获取实时的本地专业知识,以便能跟上当地最新的监管变化。

流程控制与可视性

跨国薪酬总监需要监控薪资,简化流程,并确保按时、准确地在当地交付工资。最理想的情况是通过一个全球在线工具来管理薪酬事宜。

有意义的报告和控制面板分析

为您的利益相关者提供具有可操作性见解的报告是至关重要的,因为这可以帮助他们做出更明智的决定,并对绩效和成本进行实际评估。

信息安全标准和数据保护

您有必要检查服务提供商的证书,以确保它们是得到认证的、可靠的,并且能够保护雇员数据。例如,ISO 27001和ISAE等国际认证规定了服务提供商应如何提供服务,以实现全球一致性和质量保证。

标准范围和关系管理

薪酬管理服务提供商理应是您薪酬管理团队的延伸。这应该是一个既强大又灵活的合作关系,并且能够随着您的业务发展而改变。服务提供商应该要了解您的业务需求,并以良好的沟通、合适的服务水平协议(SLA) 和丰富的本地知识为基础,将这种关系视为合作伙伴关系。

员工体验

准时、准确地发放工资是员工感到正面体验的基础,这对保持士气、生产力和信任至关重要。

为什么服务水平协议(SLA)如此重要?

我们建议企业在外包任何业务职能时,都要签署服务水平协议(SLA)。其中,与薪酬服务提供商签订SLA尤其重要。这是因为,如果薪酬处理欠佳不仅会对您的员工产生负面的影响、损害您企业的声誉,还有可能会违反本地劳工法,其中就涉及了罚款、处罚,甚至高管人员面临监禁的情况。理想情况下,无论这些服务在哪里交付,企业都应该拟定好全球性的SLA,以设下对所有服务类型的期望。

SLA规范了服务提供商的基本服务水平,以及在服务不达标的情况下,您所希望采取的补救措施。在理想的情况下,SLA应是您与服务提供商所签合同的一部分,其中,SLA明确界定服务标准的定义以及对应的费用。然而,我们发现,很少客户会关注这些已商定的服务水平或标准。平均20家企业只有一家会提出要签署SLA,而且他们一般还是规模较大且拥有完善采购流程的企业。

我们不应低估薪酬服务提供商不履行任务的代价,它可能会严重影响整个企业的声誉和员工士气。例如,忘记支付工资可能会违反雇佣条例。同样地,员工的询问没有得到所需的回应也会对员工体验和敬业度产生负面影响,而没有准时支付法定工资也会导致企业被监管单位罚款或处罚。

企业在外包薪酬事宜时应当询问潜在服务提供商对SLA的立场,因为不是每一个服务提供商都同意签署SLA,尤其是服务未达标就会被罚款的SLA。

一份健全的SLA除了可以通过清晰以及可衡量的方法管理客户与服务提供商之间的关系,也可以提供有关绩效指标的见解。这为企业提供了改善双方合作以及自我提升方面的机会,进而推动企业发展。

技术在薪酬外包领域扮演着什么角色?

技术在管理外包薪酬运作方面发挥着关键作用。企业必须要有一个能够提供分析的解决方案,以有效地提供薪酬情况报告,帮助企业落实更明智的商业决策,确保在全球范围内实现更有力的控制和一致性。如果企业要准确、准时地享有全球报告、分析、可视性和核心数据管控,拥有一个全面的服务和技术解决方案是很重要的。以下是技术解决方案可以为薪酬管理提供的主要功能:

运作状态:确保该解决方案可通过个人层面查看全球的薪酬运作情况,以及通过标准的全球申报工具轻松获取数据,减轻日常的工作负担。您也可以寻找包括图表、热力图和指标统计等的综合控制面板,以全面查看薪酬管理的状态。

可访问性:确保该解决方案允许管理层在世界各地,适时地获得正确的薪酬信息。

整合:确保该解决方案有能力将不同系统的薪酬数据整合为单一格式的全球报告,生成有意义的商业见解,协助企业落实明智的商业决策。

高效:确保该解决方案具备一系列标准报告的选择,或是可以将核心数据下载到您自己的数据库,生成内部报告,这有助于提升效率。高效能够减少挫折感,提高员工敬业度,从而提供更好的薪酬管理服务。

控制:关键绩效指标(KPI)在薪酬管理行业很常见,但它们在运营中的能见度如何?企业必须确保能够访问KPI监督控制面板,以监测服务提供商和自己的服务交付成果。

审计:解决方案应该具备一个完善的审计设备和申报工具,让您的审计师安心和放心。

薪酬技术平台开始采用人工智能(AI)和机器学习(ML)技术,这有助于企业自动化更复杂的流程。我们看到企业开始采用更加成熟的人工智能和机器学习技术,这些技术能够处理多步骤的薪酬程序,甚至有助于简化过程。

薪酬技术发展的另一个关键是改善企业与薪酬管理平台(例如HCM解决方案,包括考勤系统等)之间的整合。如果您的薪酬外包服务提供商与Workday等企业管理提供商之间有合作,您将能够享有以下的好处:

  • 内部系统和薪酬外包服务提供商之间实现自动化、可重复和标准化的整合——允许服务提供商创建和更新数据,以供企业在本地办事处处理薪资时使用。
  • 通过得到认证和经过测试的一体化建设和维护来降低风险。
  • 更快速的薪酬部署,减少对内部资源的需求。

外包薪酬的过程中可能会出现什么问题?

如果企业与薪酬外包服务提供商之间的关系融洽,合作关系可以持续好几年。但是,外包薪酬职能时,往往会出现一些常见的隐患,严重起来可能会需要更换服务提供商。以下是导致事情出错的部分重要原因:

准确度:如果您发放工资时犯了一次错,您会得到反馈;但如果再次出错,这就可能意味着,您的工资发放流程可能存在着重大问题。企业聘请第三方服务提供商处理薪酬事宜,无疑是希望后者可以投入大量时间和精力,保证薪资发放的准确度。如果服务提供商无法准确地完成任务,您的下一步很可能就是在合同中寻找解约条款。

紧跟法律变化:与薪酬相关的法律法规瞬息万变,特别是当司法管辖区开始转向电子申报税务、社会保险和雇员信息,以及逐步撤销疫情支持措施之际。您的薪酬解决方案必须足够灵活,以便能够在对的时间做出对的回应。企业通常没有内部资源可以协助其紧跟法律的变化,因此它们只能依赖外部服务提供商来跟上法律变化及合规的步伐。这方面表现不佳是企业更换服务提供商的一个常见理由。

系统:即使是最好的软件解决方案,也会有被淘汰的一天。它们会被更新、更快、功能更好的解决方案所取代。服务提供商和软件开发商的产品推陈出新、不断改良进步,如果您签署的是一份为期几年的合同,您应该在合同里拟订怎样的条款,来确保支付工资的软件系统与时俱进?并且可以在您有需要的时候提供服务呢?

企业架构变动:企业经常会改变策略。比如,去年的策略到了明年可能就不再适用了。此外,企业还可能会面临并购、高层可能会出现人事变动、集团可能会推出全新的IT系统,以致于原来的薪酬管理系统失效等情况。薪酬服务提供商必须懂得应对这些挑战。

联系人的可及性:薪酬外包常见的问题之一是企业无法随时联系到客户经理。为了得到回应或解决问题,企业需要不断重复拨打电话和发送咨询邮件,这会耗上很长的一段时间。有时,企业需要经过好几层人事或行政步骤才能得到令人满意的回复。

升级效率:另一个痛点是企业将问题进一步升级到服务提供商高层时所面临的困难。服务提供商的升级程序缓慢且低效,问题在得到解决之前可能就已经成了危机。

协调问题:要协调多个国家的薪酬外包服务提供商总是充满挑战。如果您使用的是聚合商模式,它的风险和难度就更大了。为每个国家寻找本地提供商,会使跨地域的知识共享和任务协调变得复杂且费时。不同的服务提供商,它们所提供的服务和产出水平都不尽相同,而且没有共同的关键绩效指标(KPI)。从集中报告的角度来看,这就构成了问题,而且这也意味着企业不具备全球薪酬处理的单一视图。而另一个常见的挑战是,多个合同协商出来的可交付成果缺乏协调。

关系问题:在管理服务提供商的关系时,上述任何一项都可能是导致摩擦的原因,也有可能是从一开始就不合适。

理想的情况是,您有一个完全信任的外包薪酬管理合作伙伴,与您一起妥善地将事务处理好;并且在您有需要的时候为您提供协助。您需要的是一位无论您身在何处,都能为您提供一对一联系人服务的合作伙伴,能够直接接触到当地的专家和管理层无疑是个巨大的优势。

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